Privacyreglement Veilig Thuis – met vereenvoudigde toelichting

Bekijk hier het PDF-bestand van het Privacyreglement Veilig Thuis – met vereenvoudigde toelichting.

Voorwoord

Veilig Thuis is er voor advies en ondersteuning en het melden van huiselijk geweld en kindermishandeling. Elke regio heeft zijn eigen Veilig Thuis-organisatie. In Nederland zijn 25 Veilig Thuis-organisaties. 

De taken van Veilig Thuis zijn wettelijk vastgelegd in de Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015 (Wmo 2015). Voor het uitvoeren van haar taken verzamelt Veilig Thuis gegevens van personen en legt deze vast in een dossier. Deze informatie kan van deze personen zelf komen, maar ook van anderen, zoals de politie, hulpverleners, particulieren of een sociaal wijkteam. Deze informatie bevat bijvoorbeeld de naam en het adres van iemand, en welke problemen er zijn. Dit kunnen ook ‘gevoelige en bijzondere persoonsgegevens’ zijn, zoals het burgerservicenummer (BSN), informatie over de gezondheid, seksuele geaardheid of strafrechtelijke gegevens. Veilig Thuis mag persoonsgegevens verwerken van alle personen die betrokken zijn bij vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling. Veilig Thuis mag dit doen zonder toestemming van de persoon over wie de informatie gaat. De informatie is vertrouwelijk. Dat houdt in dat deze informatie niet zomaar met anderen mag worden gedeeld.

In dit privacyreglement geeft Veilig Thuis duidelijkheid over de wijze waarop zij met persoonsgegevens omgaat. Ook staat in het reglement wat iemand kan doen als hij of zij het niet eens is met informatie in het dossier en wil dat Veilig Thuis die informatie verbetert of verwijdert. Bij de artikelen van het privacyreglement staat een korte toelichting.
 
Op de website van de Veilig Thuis-organisaties is ook informatie te vinden over wat Veilig Thuis doet met persoonsgegevens.

Lijst met gebruikte afkortingen      
 
AMHK                                 Advies- en Meldpunt Huiselijk geweld Kindermishandeling
AMvB                                  Algemene Maatregel van Bestuur
AP                                        Autoriteit Persoonsgegevens
AVG                                     Algemene verordening gegevensbescherming
UAVG                                  Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming
Awb                                    Algemene wet bestuursrecht
BSN                                     Burgerservicenummer
BW                                      Burgerlijk Wetboek
EHRM                                 Europees Hof voor de Rechten van de Mens
EVRM                                 Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens
GGZ                                     Geestelijke gezondheidszorg
HR                                       Hoge Raad
Jw                                        Jeugdwet
NIZW                                  Nederlands Instituut voor Zorg en Welzijn
OM                                      Openbaar Ministerie
RvdK                                   Raad voor de Kinderbescherming
TI                                         Triage-instrument
Wgbo                                 Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst
Wmo 2015                        Wet maatschappelijke ondersteuning 2015
WvSr                                   Wetboek van Strafrecht
WvSv                                  Wetboek van Strafvordering

Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:
Veilig Thuis: Veilig Thuis als bedoeld in artikel 4.1.1.Wmo 2015;
persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
bijzondere persoonsgegevens: informatie over een persoon over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
persoonsgegevens van gevoelige aard: bijzondere persoonsgegevens, het burgerservicenummer (BSN) en gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen;
directbetrokkenen: diegenen die huiselijk geweld en/of kindermishandeling begaan of ondergaan, alsmede degene die tot hun huishouden of gezin behoren, voor zover Veilig Thuis directe bemoeienis met hen heeft gehad;
betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
gezin of huishouden: de personen die in een gezinsverband leven of hebben geleefd of die een gezamenlijke huishouding voeren of hebben gevoerd;
minderjarige: persoon die de leeftijd van 18 jaar nog niet heeft bereikt, niet gehuwd is of meerderjarig is verklaard;
ouder: ouder(s) met gezag, adoptiefouder, stiefouder of anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden;
wettelijke vertegenwoordiger: de ouder(s) die het gezag uitoefen(t)en over de minderjarige, de voogd, de mentor of curator van personen vanaf 18 jaar die niet in staat zijn tot een redelijke waardering van hun belangen ter zake;
dossier: de verzameling geautomatiseerde gegevens met betrekking tot een melding van huiselijk geweld of kindermishandeling of een vermoeden daarvan die in de registratie van Veilig Thuis zijn opgenomen;
huiselijk geweld: lichamelijk, geestelijk of seksueel geweld of bedreiging daarmee door iemand uit de huiselijke kring;
kindermishandeling: elke vorm van voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van vrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor ernstige schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel;
verwerking van persoonsgegevens: alle handelingen die Veilig Thuis kan uitvoeren met persoonsgegevens. Hierbij kan het gaan om het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die als verantwoordelijke het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
verwerker: Een verwerker is een persoon/organisatie die geen deel uitmaakt van de organisatie van Veilig Thuis, maar wel in ‘opdracht’ van Veilig Thuis persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld de salarisadministratie voor Veilig Thuis uitvoert;
gegevensverstrekking: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
toestemming: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de (direct)betrokkene duidelijk verklaart akkoord te gaan met de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens;
persoonlijke werkaantekeningen: die gegevens, die naar hun aard niet bedoeld zijn om onder andere ogen dan die van de medewerker zelf te komen;
vertrouwenspersoon: een door de gemeente aanwezen persoon die onafhankelijk de jeugdigen of volwassenen op hun verzoek ondersteunt in aangelegenheden die samenhangen met de wettelijke taken en verantwoordelijkheden van Veilig Thuis en die werkzaam is bij een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;
verwijsindex: Verwijsindex risicojongeren als bedoeld in paragraaf 7.1. van de Jeugdwet;
burgerservicenummer: burgerservicenummer als bedoeld in artikel 1 van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer;
advies: een op de behoefte van de adviesvrager afgestemde set van aanwijzingen, raadgevingen en tips met als doel de adviesvrager in staat te stellen zelf verder te  kunnen handelen in situaties van huiselijk geweld of kindermishandeling of bij een vermoeden daarvan;
melding: het kenbaar maken aan Veilig Thuis van een situatie of vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling met vermelding van de persoonsgegevens van de betrokkene(n);
veiligheidsbeoordeling: besluitvorming door Veilig Thuis over de vervolgstappen die naar aanleiding van de melding gezet worden en over de vraag aan welke professional of instelling de verantwoordelijkheid voor de verdere aanpak van de melding wordt toebedeeld;
monitoren: nagaan of aan de veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan, of directe en stabiele veiligheid wordt hersteld en of gewerkt wordt aan herstel van schade als gevolg van huiselijk geweld of kindermishandeling;
huiselijke kring: familielid, huisgenoot, (voormalig) echtgenoot of mantelzorger;
zicht op veiligheid: de situatie waarin Veilig Thuis aan de volgende voorwaarden voldoet: er is een actueel beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens; de veiligheid wordt ingeschat aan de hand van een gestandaardiseerd (risicotaxatie-) instrument; de veiligheid wordt beoordeeld in een multidisciplinair overleg.

Toelichting

Persoonsgegeven: In de Algemene verordening gegevensbescherming staan verschillende soorten persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens zoals het BSN en strafrechtelijke informatie zijn gegevens die extra gevoelig zijn voor de privacy. Om daar iets mee te mogen doen gelden strengere regels dan voor ´gewone´ persoonsgegevens.
Betrokkene: De betrokkene is degene over wie de gegevens gaan. Dit kan een direct betrokkene zijn, zoals de minderjarige en een ouder. Maar het kan ook een ander zijn, bijvoorbeeld pleegouders.
Een betrokkene kan inzage krijgen in een dossier. Maar als iemands naam in een rapport staat, is die persoon niet automatisch betrokkene.
Wettelijk vertegenwoordiger: Als de rechter een beschermingsmaatregel over een jeugdige of volwassene heeft uitgesproken, mag de wettelijk vertegenwoordiger namens die jeugdige of volwassene beslissingen nemen.
Dossier: Informatie die Veilig Thuis na een melding of een adviesvraag verzamelt of opslaat in een dossier.
Huiselijk geweld: Onder huiselijk geweld valt (ex-)partnergeweld. Maar bijvoorbeeld ook huwelijksdwang, eergerelateerd geweld, vrouwelijke genitale verminking, ouderenmishandeling, geweld tegen ouders en seksueel geweld.
Verwerking van persoonsgegevens: Het gaat om alles wat Veilig Thuis kan doen met de persoonsgegevens. Van de eerste registratie als een zaak binnenkomt tot aan de vernietiging van het dossier.
Verwerkingsverantwoordelijke: Dit gaat over degene die uiteindelijk bepaalt of er gegevens worden verwerkt en zo ja welke persoonsgegevens, wanneer en voor welk doel. Veilig Thuis is de verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerker: Een verwerker is een organisatie of persoon die niet bij de organisatie van Veilig Thuis werkt. Een administratiekantoor kan bijvoorbeeld in opdracht van Veilig Thuis de salarisadministratie uitvoeren. Daarbij verwerkt het kantoor persoonsgegevens. Veilig Thuis maakt samen met de verwerker afspraken over de verwerking van de persoonsgegevens en legt deze vast in een overeenkomst.
Toestemming: Voor echte toestemming zijn drie punten vereist. Ten eerste moet de betrokkene in vrijheid kunnen zeggen wat zijn wil is. Ten tweede moet duidelijk zijn voor welke (categorie van) gegevens toestemming wordt gegevens. Ten derde moet de betrokkene goed worden geïnformeerd over waarvoor hij toestemming geeft en kunnen overzien welke gevolgen de verwerking van de gegevens kan hebben.
Veilig Thuis kan en hoeft meestal niet met toestemming te werken als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens.
Persoonlijke werkaantekeningen: Dit zijn aantekeningen van een medewerker van Veilig Thuis over indrukken, vermoedens of vragen die hij heeft. De persoonlijke werkaantekeningen dienen als geheugensteuntje. Een medewerker moet in alle vrijheid zijn gedachten en ideeën kunnen vormen. Om die reden kunnen deze niet ingezien worden. De bedoeling is dat de werkaantekeningen uiteindelijk worden verwerkt in een verslag of rapportage en dan worden vernietigd.
Vertrouwenspersoon: De betrokkene kan zich laten bijstaan door een onafhankelijke vertrouwenspersoon van Jeugdstem. Het kan hierbij gaan om een vertrouwenspersoon van een instantie die de gemeente heeft aangewezen om cliënten te ondersteunen. Of om iemand uit het eigen netwerk. In het privacyreglement wordt alleen gesproken over de vertrouwenspersoon die de gemeente heeft aangewezen.
Verwijsindex: De verwijsindex risicojongeren (VIR) is een digitaal systeem waarin risicosignalen van hulpverleners over jongeren (tot 23 jaar) staan. Door de meldingen in de verwijsindex weten hulpverleners sneller of een kind ook bekend is bij een collega, zodat zij kunnen overleggen over de beste aanpak. Veilig Thuis kan een jeugdige melden aan de verwijsindex als zij vermoedt dat de jeugdige wordt bedreigd in een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid. Veilig Thuis mag dit dan zonder toestemming doen en mag de geheimhoudingsplicht doorbreken.
Het gaat om ‘risicosignalen’, dus er moeten aanwijzingen zijn dat er echt iets aan de hand is. In de VIR staat alleen dat er een melding is gedaan; niet wat die melding inhoudt.
Gemeenten zijn nu nog verplicht om te zorgen voor een verwijsindex. De verplichting komt te vervallen.
Burgerservicenummer (BSN): Elk BSN is aan één persoon gekoppeld. Het BSN is gevoelige informatie en mag alleen worden gebruikt als dat in de wet is toegestaan. Veilig Thuis moet wettelijk het BSN van directbetrokkenen in het dossier opnemen en gebruiken in de onderlinge communicatie met bijvoorbeeld de gemeente.
Veiligheidsbeoordeling: Het doel van veiligheidsbeoordeling is dat Veilig Thuis:
zicht krijgt op de veiligheid in het gezin of huishouden;
tot het besluit komt bij welke instelling of professional de verantwoordelijkheid voor de vervolgstappen komt te liggen.
Meteen als Veilig Thuis weet dat een melding spoed heeft, is Veilig Thuis verantwoordelijk voor het zicht op veiligheid. In alle andere gevallen heeft Veilig Thuis die verantwoordelijkheid vanaf het moment dat zij veiligheidsbeoordeling heeft gedaan. Veilig Thuis is in ieder geval verantwoordelijk voor het zicht op veiligheid vanaf de zesde werkdag na binnenkomst van de melding. Ook als de veiligheidsbeoordeling op dat moment nog niet is afgerond.
Monitoren: Monitoren is een onderdeel van de radarfunctie van Veilig Thuis. De doelen van monitoren zijn:
nagaan of aan de veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan;
directe veiligheid, en later stabiele veiligheid voor alle directbetrokkenen;
Veilig Thuis heeft inzicht in de stappen die zijn gezet om de schade door het huiselijk geweld of de kindermishandeling te herstellen.
Veilig Thuis heeft geen toestemming nodig van de directbetrokkenen voor het monitoren, bijvoorbeeld voor overleg met of het informeren van andere partijen.  Wel moet Veilig Thuis de directbetrokkenen hierover informeren.

Artikel 2 Reikwijdte van het reglement

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen en die verband houden met de taken van Veilig Thuis.

Toelichting

Dit reglement gaat over alles wat Veilig Thuis doet met persoonsgegevens. Dus over persoonsgegevens  op papier die in een dossier zitten of die nog in een dossier worden opgenomen. En over persoonsgegevens die digitaal zijn opgeslagen.

Artikel 3 Taken van Veilig Thuis

Veilig Thuis heeft op grond van de Wmo 2015 en daarbij behorende besluiten, voor zover van belang voor de verwerking van persoonsgegevens, de volgende wettelijke taken:
het fungeren als meldpunt voor gevallen of vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling;
het naar aanleiding van een melding onderzoeken of daadwerkelijk sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling;
het beoordelen van de vraag of – en zo ja tot welke stappen de melding aanleiding geeft;
het in kennis stellen van een instantie die passende professionele hulp kan verlenen, van de melding, indien het belang van de betrokkene of de ernst van de situatie daartoe aanleiding geeft;
het in kennis stellen van de politie of de RvdK van een melding van (een vermoeden van) huiselijk geweld of kindermishandeling indien het belang van de betrokkene of de ernst van het feit daar aanleiding toe geeft;
indien Veilig Thuis een verzoek tot onderzoek doet bij de RvdK, het in kennis stellen van het college van burgemeester en wethouders;
het op de hoogte stellen van de melder van de stappen die naar aanleiding van zijn melding zijn ondernomen.
het geven van advies en zo nodig het bieden van ondersteuning aan ieder die in verband met een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling om dit advies vraagt;
Onderdeel van de wettelijke taken van Veilig Thuis is het uitvoeren van een radarfunctie waaronder monitoren.
Veilig Thuis kan in overleg treden met de politie of de hulpofficier van justitie voor overleg over de mogelijkheden van het opleggen van een tijdelijk huisverbod of het (deels) uitvoeren hiervan.
Veilig Thuis kan, via de officier van justitie, het initiatief nemen om een beschermingsmaatregel voor een volwassene aan te vragen bij de kantonrechter.
Gemeenten en Veilig Thuis kunnen overeenkomen dat Veilig Thuis andere – niet wettelijke taken – in de sfeer van huiselijk geweld en kindermishandeling uitvoert. 

Toelichting

Lid 1: In dit artikel staan de wettelijke taken van Veilig Thuis. Een korte omschrijving van de verschillende taken:
 
a. fungeren als meldpunt: Iedereen die een vermoeden heeft van huiselijk geweld of kindermishandeling kan dit melden bij Veilig Thuis. Slachtoffers of plegers van huiselijk geweld of kindermishandeling kunnen dit ook bij Veilig Thuis melden. De politie doet bij alle signalen waarbij jeugdigen zijn betrokken een zogeheten zorgmelding. Veilig Thuis onderzoekt dan of de jeugdige afhankelijk is van degene die het huiselijk geweld of de kindermishandeling zou hebben gepleegd.

Verwerken persoonsgegevens

Veilig Thuis registreert alle meldingen waarbij sprake is van (een vermoeden van) huiselijk geweld en/of kindermishandeling. Veilig Thuis mag de gegevens verwerken zonder toestemming van degenen die direct betrokken zijn. Als dat voor een betere beoordeling van de melding nodig is, kan Veilig Thuis de gegevens aanvullen. Daarbij kan Veilig Thuis bij andere organisaties nagaan of de directbetrokkenen bij hen bekend zijn. Veilig Thuis kan ook inhoudelijke informatie ophalen bij:

• de eigen systemen van Veilig Thuis;
• andere Veilig Thuis-organisaties;
• de Basisregistratie Personen (BRP);
• het Centraal Gezagsregister;
• de Raad voor de Kinderbescherming;
• de directbetrokkenen zelf, voogd of curator;
• politie of OM. Dit doet Veilig Thuis als zij de veiligheid bij het eerste contact moet inschatten. Of als er mogelijk ook strafrechtelijk onderzoek moet worden gedaan.

Anonieme meldingen

Uitgangspunt is dat Veilig Thuis de directbetrokkenen informeert over het feit dat er een melding is gedaan, wat de inhoud van de melding is en wie de melder is.
In de volgende situaties geeft Veilig Thuis geen informatie aan de directbetrokkenen over wie de melder is:
1. Het gaat om een melding door iemand die niet als professional bij de directbetrokkenen is betrokken. In dit geval mag alleen met toestemming van de melder verteld worden wie de melding heeft gedaan.
2. Een professional die een melding doet, kan verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken, omdat het bekend maken van zijn identiteit:
– een bedreiging vormt of kan vormen voor het (vermoedelijke) slachtoffer of zijn huiselijke kring;
– een bedreiging vormt of kan vormen voor de melder of voor medewerkers van de melder;
– leidt of kan leiden tot een verstoring van de vertrouwensrelatie met de huiselijke kring waar het (vermoedelijke) slachtoffer  bij hoort.
 
b. en c. veiligheidsbeoordeling en onderzoeken of sprake is van huiselijk geweld en/of kindermishandeling: Veilig Thuis heeft de taak om een melding van huiselijk geweld en/of kindermishandeling of een vermoeden daarvan te onderzoeken. En om de vraag te beoordelen of en zo ja welke maatregelen moeten worden genomen.
Zodra een melding is binnengekomen maakt Veilig Thuis een veiligheidsbeoordeling. Het gaat hierbij om een eerste beoordeling van de gemelde zorgen. In principe gebeurt dit binnen vijf werkdagen. Hiervoor kan Veilig Thuis informatie opvragen, ook voordat zij contact heeft gehad met de directbetrokkenen.
Deze veiligheidsbeoordeling omvat drie stappen: 1. Verzamelen van informatie, 2. het maken van een beoordeling en 3. het nemen van een besluit over vervolgstappen.
 
De besluiten die Veilig Thuis kan nemen in de fase Veiligheidsbeoordeling zijn:

1. Veilig Thuis moet zelf vervolgstappen zetten:
   inzet van een zogeheten dienst ‘Voorwaarden en vervolg’ of dienst ‘Onderzoek’, en/of
   inzet van een taak die een bepaalde Veilig Thuis-organisatie naast haar wettelijke taak heeft.
2. Overdracht. Hiermee wordt besloten om het zetten van vervolgstappen over te dragen aan:
   het lokale team van de gemeente;
   een instelling of professional die al bij het gezin of huishouden betrokken is;
   een team van professionals met verschillende vakkennis;
   het gezin of huishouden zelf.
3. Er zijn geen vervolgstappen nodig; de bemoeienis van Veilig Thuis eindigt direct.

Veiligheidsvoorwaarden

Veilig Thuis stelt veiligheidsvoorwaarden vast in de dienst Voorwaarden en vervolg. Ook als Veilig Thuis na onderzoek tot de conclusie komt dat sprake is van huiselijk geweld en/of kindermishandeling stelt Veilig Thuis veiligheidsvoorwaarden vast.
In de veiligheidsvoorwaarden staat wat er in elk geval moet gebeuren om te komen tot directe en stabiele veiligheid. Dit doet Veilig Thuis zoveel mogelijk samen met de directbetrokkenen. En in samenwerking met de organisatie waaraan wordt overgedragen en de professionals die al betrokken waren.
 
d. beoordelen van de melding en informeren hulpverlenende instantie: Na een melding beoordeelt Veilig Thuis of het belang van de betrokkene of de ernst van de situatie reden is om een hulpverlenende instantie te informeren. Dit heeft als doel om snel de juiste vrijwillige (jeugd)hulp te kunnen inschakelen. Veilig Thuis blijft dan nog wel verantwoordelijk om na een tijd te controleren welk resultaat de hulp heeft. En of het dus inderdaad passende hulp is.
 
e. informeren politie of de Raad voor de Kinderbescherming: Als het belang van de betrokkene of de ernst van de situatie daartoe aanleiding geeft, informeert Veilig Thuis de politie of de Raad voor de Kinderbescherming over een melding. Door het contact met de politie kan bijvoorbeeld duidelijk worden of de politie al betrokken is of moet zijn. Wanneer de Raad voor de Kinderbescherming wordt betrokken zal deze onderzoeken of een kinderbeschermingsmaatregel nodig is. Zo nodig verzoekt de Raad voor de Kinderbescherming de rechter op basis van dat onderzoek een kinderbeschermingsmaatregel op te leggen. Een Gecertificeerde Instelling (GI) voert de kinderbeschermingsmaatregel uit.
 
f. informeren college van burgemeester en wethouders over verzoek tot onderzoek aan Raad voor de Kinderbescherming: Als Veilig Thuis de Raad voor de Kinderbescherming heeft verzocht om onderzoek in te stellen, moet zij de gemeente daarover informeren.
 
g. terugkoppeling naar melder: Veilig Thuis informeert de melder over hoe de melding is afgehandeld. Als geen actie is ondernomen horen melders en ketenpartners waarom de melding is afgesloten.
 
h. adviesfunctie: Veilig Thuis is er voor iedereen die advies nodig heeft over een situatie waarbij (vermoedelijk) sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling. Niet alleen aan professionals, maar ook aan iedere burger (omstander, slachtoffer maar ook pleger of kinderen) geeft Veilig Thuis advies.

Verwerken persoonsgegevens

Veilig Thuis mag bij het geven van een advies alleen de naam en contactgegevens van de adviesvrager en de naam van de organisatie waar iemand werkt vastleggen. Over de persoon of personen waar advies over gevraagd wordt, worden geen gegevens vastgelegd (anoniem). Veilig Thuis vermeldt in het registratiesysteem alleen een omschrijving van het advies. Voor de registratie van persoonsgegevens van de adviesvrager is uitdrukkelijke toestemming van de adviesvrager nodig.
 
Lid 2: Om in te schatten of er in een situatie sprake is van acute of structurele onveiligheid is het belangrijk een zo goed mogelijk beeld te krijgen van het soort en de ernst van de problemen. En dat Veilig Thuis signalen van verschillende melders kan combineren, ook over een langere periode. Dit heet de radarfunctie. Om deze radarfunctie goed te kunnen uitvoeren moet Veilig Thuis weten of en hoeveel meldingen er van professionals zijn. Ook moet Veilig Thuis weten of er eerder meldingen zijn gedaan bij een van de 25 Veilig Thuis-organisaties. Een landelijk Veilig Thuis-register maakt het mogelijk om te bekijken of bij de eigen Veilig Thuis-organisatie of in andere ’Veilig Thuis-organisaties eerder een melding is binnengekomen.
Bij de radarfunctie hoort ook dat Veilig Thuis de situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling  lang en vaker in de gaten houdt (‘monitoren’). Veilig Thuis zal in contact met de directbetrokkenen en de betrokken professionals vaststellen of het veilig is geworden en of deze veiligheid in stand blijft.
 
Monitoren is een wettelijke taak van Veilig Thuis. De doelen van monitoren zijn:

• nagaan of aan de veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan;
• directe veiligheid, en later stabiele veiligheid voor alle directbetrokkenen;
• Veilig Thuis heeft inzicht in de stappen die zijn gezet om de schade door het huiselijk geweld of de kindermishandeling te herstellen.

Bij het monitoren heeft Veilig Thuis een sterke informatiepositie. Dit betekent dat Veilig Thuis geen toestemming nodig heeft voor het voeren van overleg met andere organisaties of het informeren van andere organisaties. Wel moet Veilig Thuis de directbetrokkenen hierover informeren. 

Lid 3: Veilig Thuis kan contact leggen met de politie of hulpofficier van justitie om te overleggen over het opleggen van een tijdelijk huisverbod. De burgemeester kan een tijdelijk huisverbod opleggen aan een persoon van wie een ernstige dreiging van huiselijk geweld uitgaat. Het huisverbod houdt in dat een pleger van huiselijk geweld tien dagen zijn of haar woning niet meer in mag en in die periode ook geen contact mag opnemen met de partner of de kinderen.
 
Lid 4: Veilig Thuis kan, via de officier van justitie, een verzoekschrift bij de kantonrechter indienen om een onderbewindstelling of mentorschap voor een volwassene uit te spreken.
 
Lid 5: De gemeenten waarmee Veilig Thuis samenwerkt kunnen afspreken dat Veilig Thuis naast de wettelijke taken nog andere taken uitvoert op het gebied van huiselijk geweld en kindermishandeling.

Samenwerking met de politie

De politie wordt als partner van Veilig Thuis gezien in de aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling. De politie doet ook (overige) zorgmeldingen bij Veilig Thuis. De politie valt niet onder de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling zoals die voor veel professionals geldt. De politie doet een zorgmelding op grond van de politietaak als er zorgen zijn over mogelijke onveiligheid in afhankelijkheidsrelaties.

Onafhankelijke uitvoering onderzoekstaak

Wettelijk is bepaald dat de gemeente waarborgt dat de onderzoekstaak onafhankelijk wordt uitgevoerd. Dit betekent dat Veilig Thuis, indien noodzakelijk, zonder dat de betrokkenen dat weten, informatie mag verzamelen om te onderzoeken of daadwerkelijk sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling.

Artikel 4 Toegang tot het dossier

Directe toegang tot het dossier hebben alleen die personen die behoren tot de organisatie van Veilig Thuis die belast zijn met het uitvoeren van Veilig Thuis-taken of degene met wie Veilig Thuis een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak. Anderen dan zojuist genoemde personen hebben slechts toegang indien een wettelijk voorschrift Veilig Thuis verplicht tot het verlenen van toegang.

Toelichting

Directe toegang tot het dossier van de betrokkenen hebben alleen personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de Veilig Thuis-taken. Deze personen hebben alleen toegang als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taak. Hierbij valt te denken aan:

• de contactpersoon die iemand heeft bij Veilig Thuis en diens vervanger;
• experts die een bijdrage leveren aan een goede beoordeling van een melding. Denk hierbij aan de vertrouwensartsen of gedragswetenschappers die bij Veilig Thuis werken;
• een klachtenfunctionaris;
  leidinggevenden die een controle uitvoeren of onderzoek doen naar ernstige gebeurtenissen (calamiteiten). Soms voert een medewerker deze taak uit namens een leidinggevende;
• medewerkers die de administratie doen of juridische ondersteuning bieden;
• personen die bepaalde controles uitvoeren, zoals de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ).
• organisaties waar Veilig Thuis taken aan heeft uitbesteed, zoals de ICT-ondersteuning. Deze organisaties hebben toegang tot persoonsgegevens van Veilig Thuis. Deze organisatie wordt dan een ‘verwerker’ genoemd. Veilig Thuis heeft met deze verwerkers afspraken gemaakt over een zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens.

De personen die toegang hebben tot het dossier, mogen alleen informatie inzien die noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taak. En beoordeeld moet worden of het noodzakelijk is dat zij persoonsgegevens zien. Kan een casus ook ‘anoniem’ worden besproken, dus zonder te zeggen om wie het gaat, dan is het dus niet noodzakelijk dat er persoonsgegevens worden gedeeld en is het ook niet toegestaan om het dossier in te zien.  Door de verplichting om in te loggen om toegang te krijgen tot dossiers kan worden bijgehouden en gecontroleerd wie het dossier heeft ingezien. Alle personen die toegang hebben tot de dossiers hebben een geheimhoudingsplicht.

Eén dossier per gezin/huishouden

Het is van belang dat er verschil is tussen het gedeelte van het dossier dat over de gezamenlijke problematiek gaat, en de gedeeltes die over de individuele leden van het gezin/huishouden gaan. Als er dossiers van de afzonderlijke gezinsleden zijn, mogen deze in één ICT-systeem zitten, maar moeten ze wel van elkaar gescheiden zijn. Vertrouwelijke informatie van het ene gezinslid mag niet zomaar gekoppeld worden aan informatie van een ander gezinslid. Het is niet de bedoeling dat via inzagerecht informatie van het ene gezinslid bij een ander gezinslid terecht komt. Uitzondering zijn ouders met gezag over een kind dat jonger dan 16 is. Zij hebben recht op informatie van hun kind, tenzij dat niet in het belang  van het kind is.

Artikel 5 Algemene informatie voor de betrokkene over gegevensverwerking

Zo spoedig mogelijk na de eerste betrokkenheid van Veilig Thuis worden betrokkenen, waaronder degene die advies vraagt en degene die een melding doet, gewezen op beschikbare bronnen waarin te vinden is hoe Veilig Thuis met persoonsgegevens omgaat en wat hun rechten zijn. Daarnaast worden betrokkenen gewezen op informatie over de organisatie en op de klachtenregeling en krijgen ze uitleg over de wijze waarop Veilig Thuis de taak waarmee betrokkenen te maken krijgen, uitvoert.

Toelichting

Veilig Thuis moet een (direct)betrokkene laten weten dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt. Zij moeten weten dat er over hem of haar informatie in het dossier staat en welke informatie dat is. Ook moet Veilig Thuis aan de (direct)betrokkenen informatie geven over wat er met de persoonsgegevens gebeurt, wie het dossier kan inzien en met wie Veilig Thuis deze informatie allemaal kan delen. Ook in het Handelingsprotocol Veilig Thuis en dit privacyreglement is informatie te vinden over de verwerking van persoonsgegevens.
Veilig Thuis informeert de betrokkene over en bespreekt  in ieder geval:

• de inhoud van de melding;
• hoe de directbetrokkene de melding en hun situatie zien;
• hun mogelijkheden tot samenwerking met Veilig Thuis aan het herstel van de veiligheid;
• de taken en bevoegdheden van Veilig Thuis;
• de contacten die Veilig Thuis eerder al heeft gelegd met andere instanties of professionals;
• de contacten die Veilig Thuis van plan is te gaan leggen;
• het voornemen te registreren in de verwijsindex risicojongeren in het geval er minderjarigen betrokken zijn;
• de vervolgstappen voor zover deze al te overzien zijn.

Voorwaarde is dat het veilig moet zijn om deze zaken te bespreken en dat een eventueel strafrechtelijk onderzoek niet wordt doorkruist.
Zie ook artikel 11 van dit reglement waarin de informatieplicht van Veilig Thuis over het verwerken van persoonsgegevens van betrokkene is bepaald. 

2. Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens

Artikel 6 Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is:
a. het mogelijk maken van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 4.1.1 Wmo 2015;
b.het voldoen aan wettelijke verplichtingen in het kader van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 4.1.1. Wmo 2015 en verder toegelicht in artikel 3 van dit reglement;
c. het vastleggen van gegevens met het oog op het ontwikkelen van beleid, ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en advisering;
d. het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering van Veilig Thuis, alsmede het voldoen aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met contractvoorwaarden van de gemeente en de toezichthoudende taak van de Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd;
e. het mogelijk maken van het wettelijk klachtrecht dat betrokkenen hebben.

Toelichting

Veilig Thuis heeft een maatschappelijke opdracht als het gaat om het tegengaan van huiselijk geweld en kindermishandeling. Om deze opdracht goed uit te kunnen voeren maakt Veilig Thuis een dossier van een gezin of huishouden. Veilig Thuis verwerkt persoonsgegevens dus om een bepaald doel te bereiken. Sommige informatie over betrokkenen moet worden verwerkt, omdat de wet dat bepaalt (bijvoorbeeld het BSN).

Artikel 7 Voorwaarden voor een rechtmatige verwerking

1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met AVG, Uitvoeringswet AVG en (uitvoeringsbesluit en -regeling) Wmo 2015 en bijbehorende regelingen op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
2. Persoonsgegevens worden voor de in artikel 6 van dit reglement genoemde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
4. In het dossier en rapportages worden de van belang zijnde feiten volledig en naar waarheid aangevoerd. De weergegeven verklaringen van derden worden geverifieerd en er wordt zoveel mogelijk verwezen naar bronnen. Persoonsgegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd. Tevens dient Veilig Thuis alle redelijke maatregelen te nemen om persoonsgegevens die onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren.
5. Veilig Thuis neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en waarborgt dat directbetrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.

Toelichting

Veilig Thuis moet zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens. De gegevens die worden vastgelegd moeten noodzakelijk zijn voor het bereiken van het doel én in redelijke verhouding staan tot dat doel. Informatie die niet relevant is, mag niet worden vastgelegd in het dossier. En de informatie die Veilig Thuis in het dossier heeft opgenomen om de taken goed uit te kunnen voeren, mag niet voor een ander doel worden gebruikt.

Zorgvuldigheidsregels

Bij het vormen van het dossier gelden de volgende regels:

• Veilig Thuis legt alleen die gegevens vast die nodig zijn voor de taken van Veilig Thuis;
• Veilig Thuis legt vast op wie de gegevens betrekking hebben (inclusief BSN);
• Veilig Thuis legt alle relevante informatie vast, dus zowel gegevens die (vermoedens van) huiselijk geweld of kindermishandeling kunnen weerleggen als gegevens die dit kunnen bevestigen;
• Veilig Thuis legt de gegevens zo feitelijk mogelijk vast en vermijdt speculaties en interpretaties;
• als er ook oordelen, meningen of hypothesen worden vastgelegd, wordt dat vermeld; feiten en meningen/hypothesen/oordelen/interpretaties worden van elkaar gescheiden;
• diagnoses worden alleen vastgelegd als een professional die die diagnoses mag stellen ze heeft vastgesteld;
• de bron wordt altijd vermeld;
• hoor en wederhoor wordt standaard opgenomen in rapportages;
• informatie die wordt vastgelegd en die afkomstig is van informanten, wordt door hen goedgekeurd;
• als de gegevens die worden vastgelegd niet kort geleden zijn gekregen van leden van het gezin/huishouden, dan wordt dat vermeld;
• rapporten van (externe) deskundigen waarvan uitkomsten of conclusies worden vastgelegd in het registratiesysteem van Veilig Thuis, worden in hun geheel als bijlage toegevoegd;
• gegevens die feitelijk niet juist blijken te zijn, worden op verzoek gecorrigeerd dan wel verwijderd. Bevindingen of conclusies die bij een professioneel oordeel of verantwoordelijkheid horen, kunnen niet gecorrigeerd worden; wel heeft een betrokkene het recht een zienswijze te laten opnemen;
• de visie van één of meer directbetrokkenen op de melding en op de interventies en beoordelingen van Veilig Thuis wordt expliciet vermeld.

NB: Deze regels gelden voor alle diensten van Veilig Thuis. ‘Hoor en wederhoor’ zal vooral aan de orde zijn bij dossiervorming in een onderzoek. Bij alle andere diensten geldt de eis van ‘hoor en wederhoor’ als een andere persoon of instantie belastende informatie heeft gegeven en Veilig Thuis op grond daarvan inschattingen maakt of besluiten neemt.

Artikel 8 Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

1. Artikel 6 van de AVG bepaalt zes grondslagen waarop algemene persoonsgegevens mogen worden verwerkt, te weten indien:
   de betrokkene voor de verwerking van de hem betreffende gegevens zijn toestemming heeft verleend;
   de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waar de directbetrokkene bij betrokken is;
   de gegevensverwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting  waaraan de Veilig Thuis onderworpen is;
   de gegevensverwerking noodzakelijk is ter bescherming van een vitaal belang van de betrokkene;
   de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Veilig Thuis is opgedragen, of
   de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Veilig Thuis of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang van de betrokkene op bescherming van de persoonlijke levenssfeer prevaleert.
2. Veilig Thuis kan zonder toestemming van de cliënt persoonsgegevens verwerken, indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken genoemd in artikel 4.1.1 Wmo 2015 en nader toegelicht in artikel 3 van dit reglement en de informatieverstrekking vanuit Veilig Thuis plaatsvindt aan de in dit artikel genoemde ketenpartners ten behoeve van de genoemde doeleinden.
3. Veilig Thuis kan ten behoeve van de veiligheidsbeoordeling en indien zij dat voor een beoordeling van de melding relevant acht, de informatie uit de melding aanvullen met informatie uit de volgende bronnen:
   Veilig Thuis kan bij ketenpartners nagaan óf de directbetrokkenen  (de zogenaamde ‘dat’-informatie) bij hen bekend zijn.
   Veilig Thuis kan inhoudelijke informatie (de zogenaamde ‘wat’-informatie) ophalen bij de volgende bronnen:
   de eigen systemen van Veilig Thuis;
   andere Veilig Thuis-organisaties;
   de Basisregistratie Personen (BRP);
   het Centraal Gezagsregister;
   de RvdK;
   de directbetrokkenen zelf, voogd of curator;
   de politie indien:
   dit voor inschatting van de veiligheid bij het leggen van het eerste contact noodzakelijk wordt geacht;
   op basis van de melding duidelijk is, of door Veilig Thuis de inschatting wordt gemaakt, dat mogelijk ook strafrechtelijk onderzoek wordt gedaan.

Toelichting

Lid 1: Uitgangspunt is dat het niet is toegestaan om persoonsgegevens over iemand vast te leggen en te gebruiken. Er zijn een aantal redenen om wél persoonsgegevens te mogen vastleggen en gebruiken. Die redenen staan in de Algemene verordening gegevensbescherming. De reden voor gegevensverwerking kan per taak en activiteit van Veilig Thuis verschillen.
 
Lid 2:  Veilig Thuis heeft geen toestemming nodig voor het verwerken van persoonsgegevens als ze die gegevens nodig heeft voor de uitoefening van wettelijke taken. Voor de adviesfunctie geldt dit niet. Voor het laten verrichten van meer gespecialiseerde onderzoeken is meestal de toestemming van de betrokkene nodig.
 
Veilig Thuis mag zonder toestemming van betrokkenen een melding aannemen en in een registratiesysteem vastleggen. Ook mag Veilig Thuis zonder toestemming bij anderen informatie over de betrokkenen opvragen en ook deze informatie weer vastleggen. Zij mag informatie aan derden geven die nodig is om hulp te verlenen of om overleg over de melding te voeren met politie of Raad voor de Kinderbescherming. Deze bevoegdheid kan diep ingrijpen in het leven van directbetrokkenen en geldt daarom alleen ‘voor zover noodzakelijk voor de taken van Veilig Thuis’.
Veilig Thuis mag deze sterke informatiepositie alleen gebruiken:
voor de taken die in de wet staan;
voor zover uit de melding een redelijk vermoeden van kindermishandeling of huiselijk geweld kan worden afgeleid én
voor zover het vastleggen, bewaren of verstrekken van informatie noodzakelijk is voor het onderzoek of voor het bepalen en zetten van de vervolgstappen.
 
De medewerkers van Veilig Thuis beoordelen of aan deze voorwaarden wordt voldaan. Veilig Thuis moet dus beoordelen of er sprake is van een redelijk vermoeden van huiselijk geweld en/of kindermishandeling en welke informatie noodzakelijk is voor het maken van een veiligheidsbeoordeling en onderzoek. Is het handig om bepaalde informatie te hebben? Dat is niet voldoende. Het moet echt gaan om noodzakelijke informatie. Zie voor meer informatie ook hoofdstuk 14.3 (Informatiepositie van Veilig Thuis) van het Handelingsprotocol Veilig Thuis.

Verzoek ondersteuning van directbetrokkene zelf

Als directbetrokkenen zelf contact zoeken met Veilig Thuis met het verzoek om hen te ondersteunen bij het stoppen van het huiselijk geweld en/of kindermishandeling, gebeurt dit vrijwillig en vraagt Veilig Thuis toestemming om te handelen, voor overleg met anderen en het verwerken van hun gegevens.

Kennisgeving gegevensverwerking

Veilig Thuis is verplicht om transparant te zijn en moet de directbetrokkenen daarom in principe informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit hoeft niet als sprake is van ernstige onveiligheid. Zie verder artikel 11 van dit reglement.
 
Lid 3: In lid 3 gaat het om een ‘kan’-bepaling en zal Veilig Thuis dus steeds een afweging moeten maken of en zo ja welke aanvullende informatie noodzakelijk is voor de veiligheidsbeoordeling.

Artikel 9 Verwerking persoonsgegevens van gevoelige aard

1. Veilig Thuis is op grond van de wet bevoegd om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en andere persoonsgegevens van gevoelige aard te verwerken voor zover dat noodzakelijk en proportioneel is voor de uitoefening van de wettelijke taken.
2. Veilig Thuis gebruikt het BSN van een betrokkene met het doel te waarborgen dat de in het kader van de uitvoering van Wmo 2015 de daarop rustende bepalingen te verwerken persoonsgegevens op betrokkene betrekking hebben.
3. Op het verwerken van persoonsgegevens van gevoelige aard is artikel 7 van dit reglement van overeenkomstige toepassing.

Toelichting

De wet  bepaalt dat Veilig Thuis persoonsgegevens over de gezondheid, huiselijk geweld of kindermishandeling mag verwerken. Ook hierbij geldt weer dat dit noodzakelijk moet zijn voor de uitoefening van de wettelijke taken zoals beschreven in artikel 3 van dit reglement. Daarnaast moet Veilig Thuis zorgen dat deze gegevens worden verwerkt voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of voor zover het verwerken met dat doel verenigbaar is. En Veilig Thuis moet ervoor zorgen dat daarop wordt toegezien. Ook gelden voor deze gegevens uiteraard de overige voorwaarden voor een zorgvuldige gegevensverwerking zoals dataminimalisatie en correctheid van de gegevens.
 
In de wet staat dat Veilig Thuis het BSN moet gebruiken om er zeker van te zijn dat de persoonsgegevens betrekking op de betrokkene hebben.
 
Zie ook artikel 1 sub c en d van dit reglement voor de definitie van bijzondere en gevoelige persoonsgegevens.

Artikel 10 Verwerking van persoonsgegevens met gebruik van audio- en visuele hulpmiddelen

1. Verwerking van persoonsgegevens door Veilig Thuis in het kader van uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 3 met gebruik van audio- of visuele hulpmiddelen vindt alleen plaats indien betrokkene hiervoor toestemming heeft verleend.
2. Het maken van een geluidsopname van een gesprek door de betrokken zelf geschiedt in overleg met Veilig Thuis. Alleen wanneer de privacy van de overige deelnemers aan het gesprek gewaarborgd is, kan een geluidsopname van een gesprek worden toegestaan. Dergelijke opnames mogen alleen worden gebruikt als geheugensteun voor betrokkene zelf en niet worden gedeeld met anderen of worden gebruikt in procedures.
3. Het maken van beeldopnamen van een gesprek is niet toegestaan, tenzij hiervoor toestemming van de betrokken gespreksdeelnemers is. Aan het maken van beeldopname kunnen aanvullende voorwaarden worden gesteld. 

Toelichting

Lid 1: Als Veilig Thuis het maken van geluidsopnamen of beeldopnamen noodzakelijk vindt, heeft Veilig Thuis toestemming van de betrokkene(n) nodig.
Buiten de uitvoering van de wettelijke taken is het mogelijk om geluidsopnamen voor training van medewerkers van Veilig Thuis te maken. In dat geval hoeft niet om toestemming te worden gevraagd. De betrokkene moet hierover wél worden geïnformeerd.
 
Lid 2: Het is toegestaan om geluidsopnames te maken van een gesprek met een medewerker van Veilig Thuis. Hieraan zitten wel voorwaarden: 1. de directbetrokkenen moet  voor het gesprek zeggen dat hij een geluidopname wil maken, 2. anderen die bij het gesprek aanwezig zijn moeten hiermee vooraf instemmen, 3. Veilig Thuis ontvangt als zij hierom vraagt een kopie van de geluidsopname, 4. de geluidsopname is niet bestemd voor anderen of om openbaar te maken, tenzij hiervoor toestemming is gegeven. Er kunnen redenen zijn om het maken van een geluidsopname te weigeren, bijvoorbeeld als het de privacy van anderen schaadt. Veilig Thuis-organisaties kunnen hierover ook nog eigen aanvullend  beleid hebben.

Lid 3: Het maken van beeldopnamen is niet toegestaan. Dit is alleen toegestaan als degene die deze beeldopname wil maken hiervoor de toestemming heeft van de andere personen die bij een gesprek aanwezig zullen zijn. Deze toestemming wordt schriftelijk en alleen onder bepaalde voorwaarden gegeven. Een voorbeeld is  de voorwaarde dat de beeldopnamen alleen voor eigen gebruik zijn en niet mogen worden verspreid.

Artikel 11 Informatieverstrekking

1. Als door Veilig Thuis persoonsgegevens worden verkregen bij anderen dan degene die het betreft, brengt Veilig Thuis de betrokkenen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na het moment van vastlegging van de hem betreffende gegevens, op de hoogte.
2. Indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar, wordt de informatie als bedoeld in het eerste lid aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. Indien de betrokkene al wel twaalf maar nog geen 16 jaar oud is, wordt de informatie als bedoeld in het eerste lid in beginsel zowel aan de betrokkene als de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. Veelal zullen in eerste instantie de ouders met gezag/voogd de gesprekspartners zijn. Indien betrokkenen de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, wordt de informatie aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt.
3. De in het eerste lid genoemde termijn kan telkens met ten hoogste twee weken worden verlengd, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken van Veilig Thuis als bedoeld in artikel 3 lid 1 sub b t/m h van het reglement en dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken.
4. Veilig Thuis verstrekt hierbij aan de betrokkene inlichtingen over de herkomst van de persoonsgegevens, tenzij sprake is van een situatie als bedoeld in lid 5 of 6.
5. Veilig Thuis verstrekt geen inlichtingen over de identiteit van een melder of informant die anders dan als bedoeld in lid 6 niet beroepsmatig informatie heeft verstrekt, tenzij de melder of informant hiervoor uitdrukkelijk zijn toestemming heeft gegeven.
6. Veilig Thuis verstrekt geen inlichtingen over de herkomst van persoonsgegevens die het naar aanleiding van een melding heeft verkregen indien een persoon die in een beroepsmatige, hulpverlenende of pedagogische relatie tot het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer of zijn huiselijke kring staat, de persoonsgegevens naar aanleiding van een melding heeft verstrekt en het verstrekken van die inlichtingen:
   een bedreiging vormt of kan vormen voor het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer of zijn huiselijke kring;
   een bedreiging vormt of kan vormen voor de melder, of medewerkers van de melder, of
   leidt of kan leiden tot een ernstige verstoring van de vertrouwensrelatie met de huiselijke kring waartoe het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer behoort.
7. In afwijking van artikel 13 en 14 van dit reglement kan Veilig Thuis de mededeling aan degene die het betreft dat ten aanzien van hem persoonsgegevens worden verwerkt achterwege laten, voor zover dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden van kindermishandeling te onderzoeken.
   

Veilig Thuis kan, zonder toestemming van de betrokkene, de melder op de hoogte brengen van de stappen die naar aanleiding van de melding zijn gedaan. De inhoud van deze informatie is afhankelijk van de aard van de melder.

Toelichting

Lid 1: Uitgangspunt van de werkwijze van Veilig Thuis is een zo groot mogelijke openheid naar alle directbetrokkenen en andere personen die bij de melding betrokken zijn. Toch mag Veilig Thuis  zonder toestemming van betrokkene gegevens verwerken. Veilig Thuis moet de betrokkene dan wel zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen vier weken, informeren over de verwerking van de gegevens die over hem gaan. Alleen bij ernstige concrete signalen van onveiligheid hoeft dit niet.
 
Lid 2: Hier is bepaald aan wie de informatie moet worden verstrekt als de betrokkene jonger dan 16 jaar is of als de betrokkene vanaf 12 jaar en ouder niet goed genoeg kan beoordelen wat belangrijk voor hem is.
 
Veilig Thuis hoort ook minderjarige kinderen in de leeftijd van 4 jaar en ouder. Kinderen jonger dan 4 jaar worden in ieder geval gezien. Veilig Thuis heeft geen toestemming van de ouder(s) met gezag of voogd nodig voor het spreken met kinderen. Wel worden de ouders met gezag of de voogd vooraf hierover geïnformeerd.
 
Lid 3: Uitgangspunt is openheid. Dit houdt in dat Veilig Thuis richting directbetrokkenen open is over welke persoonsgegevens er worden verwerkt. Vanwege onveiligheid van andere betrokkene(n) kan het zijn dat Veilig Thuis een directbetrokkene gedeeltelijk of helemaal niet informeert. Denk bijvoorbeeld aan stalking of eergerelateerd geweld. De termijn waarbinnen Veilig Thuis degene moet  informeren, kan daarom soms verlengd worden. Verlenging is alleen mogelijk als dit noodzakelijk is om een situatie van kindermishandeling te beëindigen of om een redelijk vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling te onderzoeken.
 
Lid 4 en 5: Uit lid 3 blijkt dat Veilig Thuis aan degene ook informatie verstrekt over de melder, tenzij het om een melding gaat van iemand die voor de betrokkene anoniem blijft.
Anoniem melden betekent dat de melder alleen anoniem blijft voor de directbetrokkene(n); niet voor Veilig Thuis. Ook bij een anonieme melding moet de melder zich altijd bekend maken tegenover Veilig Thuis.
Meldingen waarbij de melder óók voor Veilig Thuis anoniem wil blijven worden in principe niet onderzocht. Alleen als er een redelijk vermoeden van acute of structurele onveiligheid voor de directbetrokkenen is, kan besloten worden die melding toch in behandeling te nemen.
 
Lid 6: Als een persoon vanuit zijn beroep een melding doet, geeft Veilig Thuis in principe informatie over de melder, tenzij dit:
een bedreiging vormt of kan vormen voor het (vermoedelijke) slachtoffer of zijn huiselijke kring;
een bedreiging vormt of kan vormen voor deze melder, of medewerkers van deze melder, of;
leidt of kan leiden tot een ernstige verstoring van het vertrouwen tussen Veilig Thuis en de huiselijke kring van het (vermoedelijke) slachtoffer.
 
Als de melding van bijvoorbeeld familie, buren of kennissen komt, geeft Veilig Thuis alleen informatie over de melder als deze daarvoor toestemming geeft.
 
Lid 7: Als een betrokken verzoekt hem te informerenover welke gegevens over hem zijn verwerkt, moet  Veilig Thuis dat in principe doen. Veilig Thuis hoeft de betrokkene niet te melden dat gegevens over hem worden verwerkt, als dit noodzakelijk is om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen. Of om een redelijk vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling te onderzoeken. Een voorbeeld is een dreigende situatie voor een kind of andere betrokkene.

Verzoek Veilig Thuis geheimhouding andere professionals

Voor het onderzoek van Veilig Thuis kan het belangrijk zijn om een professional die betrokken is (geweest) bij het gezin om informatie te vragen. Het kan zijn dat deze professional nog niet aan de betrokkenen heeft kunnen laten weten dat Veilig Thuis hem heeft benaderd. Het zal hierbij gaan om situaties met een (mogelijk) ernstig veiligheidsrisico voor betrokkenen. Veilig Thuis kan de professional dan verzoeken om de betrokkenen pas op een later moment te informeren.
 
Lid 8: Veilig Thuis kan, zonder toestemming van de betrokkene, de melder op de hoogte stellen van de stappen die naar aanleiding van de melding zijn ondernomen. Welke informatie Veilig Thuis deelt hangt af van de melder, bijvoorbeeld of deze particulier of professioneel is.

Artikel 12 Verwerkingsverantwoordelijke

1. Veilig Thuis is de verwerkingsverantwoordelijk zoals bedoeld in artikel 4 AVG als het gaat om de uitvoering van de (wettelijke) taken van Veilig Thuis.
2. Veilig Thuis ziet toe op de naleving van alle wettelijke verplichtingen en de bepalingen in dit reglement met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene.
3. Veilig Thuis treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die ten behoeve van de taken als bedoeld in artikel 3 van dit reglement worden verwerkt.
4. Veilig Thuis ziet erop toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens van betrokkene die worden vastgelegd in het bestand passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen.

Toelichting

‘Verwerkingsverantwoordelijke’ is de organisatie die uiteindelijk bepaalt of er persoonsgegevens worden verwerkt. En zo ja, welke persoonsgegevens, voor welk doel en hoe deze worden verwerkt. Voor de betrokkene is het van belang om te weten bij wie hij moet zijn voor het rechtop inzage, correctie en vernietiging (zie hierna).

3. Inzage, afschrift, correctie, gegevensbeperking en verzet

Algemeen

Een belangrijk uitgangspunt van de privacyregels is openheid naar de betrokkenen. Een onderdeel van deze openheid is het recht dat iedereen heeft om na te kunnen gaan of er gegevens over hem/haar worden verwerkt. En om te controleren of dat zorgvuldig gebeurt. Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt heeft een aantal rechten tegenover Veilig Thuis. Welke rechten dat zijn wordt in de artikelen hieronder behandeld.
 
Deze paragraaf is alleen van toepassing als iemand inzage krijgt in zijn eigen gegevens. Als Veilig Thuis inzage verstrekt aan anderen dan de betrokkene, dan is het inzagerecht niet van toepassing, maar valt dit onder ‘derdenverstrekking’ (artikel 19). Wél onder de inzageregels valt het geven van informatie aan de wettelijk vertegenwoordiger van een jeugdige die jonger is dan 16 jaar. Of van een persoon van 16 jaar of ouder die niet goed genoeg kan beoordelen wat belangrijk voor hem is.

Artikel 13 Inzage en afschrift aan de directbetrokkene

1. Veilig Thuis verstrekt aan de directbetrokkene desgevraagd zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van een (mondeling of schriftelijk) verzoek, inzage in en afschrift van bescheiden die betrekking hebben op betrokkene. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan betrokkene dat de termijn wordt verlengd dient tijdig (dus binnen voormelde termijn) te worden gedaan. Inzage in of afschrift van relevante stukken uit het dossier kan (gedeeltelijk) worden geweigerd voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander, waaronder die van de jeugdige zelf, daardoor zou worden geschaad.
2. Inlichtingen, inzage in of afschrift van de bescheiden wordt aan de betrokkene geweigerd, indien deze:
   jonger is dan 12 jaar, of
   de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
3. Is de directbetrokkene jonger dan 16 jaar, of 16 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de wettelijke vertegenwoordiger inlichtingen dan wel inzage in of afschrift van de bescheiden verstrekt, tenzij het belang van directbetrokkene zich daartegen verzet.
4. Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden de verplichtingen in dit reglement in beginsel jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft sprake is van een situatie als bedoeld in lid 5 van dit artikel. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel? Dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.
5. Inlichtingen over, inzage in of afschrift van de bescheiden kan worden geweigerd, voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander dan betrokkene daardoor zou worden geschaad dan wel dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de wettelijk taken van Veilig Thuis of om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen dan wel een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken.
6. Informatie over een anonieme melder of informant en informatie waardoor de identiteit van de melder of informant bekend zou kunnen worden, is niet ter inzage.
7. De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Veilig Thuis.
8. Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die nog in bewerking zijn, zijn niet ter inzage.
9. Indien een directbetrokkene als bedoeld in het eerste lid een verzoek doet op grond van lid 1, kan gevraagd worden of hij zich kan legitimeren.

Toelichting

Lid 1: Het inzagerecht houdt in dat betrokkenen het recht hebben om inzage te vragen in alle gegevens die een organisatie over hen verwerkt. Het inzagerecht is een persoonlijk recht en heeft het doel de betrokkene  de mogelijkheid te geven om in te zien welke persoonsgegevens van hem of haar zijn verwerkt. Maar ook om te controleren of die persoonsgegevens kloppen en of ze op de juiste manier zijn verwerkt. Veilig Thuis moet, als een betrokkene daar om vraagt, zo snel als mogelijk en uiterlijk binnen één maand inzage en kopie van de dossierstukken geven.

Welke gegevens hebben betrekking op de betrokkene zelf?

De betrokkene heeft alleen recht op de gegevens die hem/haarzelf betreffen, ook als er sprake is van een gezinsdossier. Dat wil zeggen dat een ouder alleen recht heeft op gegevens over hemzelf en niet van bijvoorbeeld de andere ouder.
Dit betekent aan de andere kant dat als een ouder informatie over de andere ouder verstrekt, dit gegevens zijn die de andere ouder in principe mag zien.

Welke gegevens vallen onder het inzagerecht?

Uitgangspunt is dat alle persoonsgegevens die Veilig Thuis verwerkt heeft over een betrokkene onder het inzagerecht vallen. Dus geautomatiseerde gegevens (in de computer of telefoon) en schriftelijke stukken waarin persoonsgegevens verwerkt zijn.
 
Lid 2: Als de betrokkene jonger dan 12 jaar is, heeft hij geen zelfstandig recht op inzage in zijn eigen gegevens. De gezaghebbende ouder of voogd kan namens het kind om inzage vragen. Als de jeugdige 12 jaar of ouder maar nog geen 16 jaar is, dan heeft deze jeugdige wel een zelfstandig recht op inzage in zijn eigen gegevens. Dat is alleen anders als hij ‘niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’. Dit betekent dat de jeugdige niet goed genoeg kan beoordelen wat belangrijk voor hem is. De gezaghebbende ouder heeft ook recht op inzage in het dossier van de jeugdige. Vanaf 16 jaar heeft alleen de jeugdige recht op inzage in zijn/haar gegevens. Wel kan de jeugdige toestemming geven om deze gegevens ook te delen met zijn/haar ouder(s).

Lid 3 en 4: Er is een uitzondering op de regel dat iemand alleen recht heeft op inzage in zijn eigen gegevens. Een wettelijk vertegenwoordiger heeft ook recht op inzage bij jeugdigen onder 16 jaar of jeugdigen van 16 jaar en ouder die niet goed genoeg kunnen beoordelen wat belangrijk voor hen is. Wie een wettelijk vertegenwoordiger is, is beschreven in artikel 1 sub j van dit reglement.
Informatieverstrekking aan ouders van een jeugdige van 16 jaar of ouder of aan een ouder zonder gezag valt niet onder deze regel, maar onder de regel over derdenverstrekking (artikel 19).
Voor een (direct)betrokkene vanaf 18 jaar die niet goed genoeg kan beoordelen wat belangrijk voor hem is, kunnen inlichtingen worden verstrekt aan een gemachtigde of bepaalde personen zoals genoemd in lid 4.
 
Lid 5 en 6: Veilig Thuis kan weigeren om inzage te verlenen. Dit kan om verschillende redenen, bijvoorbeeld:

• In het dossier komen naast de gegevens van de betrokkene ook gegevens van anderen (derden) voor. De gegevens van de verschillende personen zijn vaak zo nauw met gegevens van de betrokkene verbonden dat het scheiden van deze gegevens niet mogelijk en niet wenselijk is. Het is hierdoor moeilijk om iedere persoon apart inzage te verlenen in zijn eigen gegevens, zonder dat daarbij gegevens van anderen worden gedeeld. Veilig Thuis moet in dat geval afwegen of de privacy van deze ander wordt geschaad als inzage wordt verleend.
• Als het voor de uitvoering van wettelijke taken of om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen noodzakelijk is om geen informatie te geven. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer door het geven van inzage directe onveiligheid voor een andere directbetrokkene ontstaat.
• Als een melder/informant anonimiteit heeft, zijn gegevens over de identiteit van die melder of informant niet ter inzage (zie voor de uitleg over anonimiteit, artikel 11 lid 5 en lid 6 van dit reglement).

Lid 7: Een directbetrokkene of andere betrokkene heeft geen recht op afgifte van de originele stukken, maar ontvangt kopieën van die stukken.

Lid 8: Bij persoonlijke werkaantekeningen gaat het om indrukken, vermoedens of vragen die bij de medewerker van Veilig Thuis leven.
Bij rapporten die nog in bewerking zijn, gaat het om eerste concepten die nog niet klaar zijn om aan directbetrokkenen voor te leggen.
 
Lid 9: Veilig Thuis moet vaststellen of degene die inzage wil, ook daadwerkelijk de persoon is die hij/zij zegt te zijn. Veilig Thuis kan daarom aan degene die om inzage verzoekt, vragen om zich te legitimeren. Zo wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot gegevens uit een dossier.

Artikel 14 Kennisneming door een betrokkene niet zijnde de directbetrokkene

1. Indien in het dossier persoonsgegevens worden verwerkt van een ander dan de directbetrokkene, dan deelt Veilig Thuis aan die ander desgevraagd mede dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt in het dossier. Hiervan wordt alleen afgeweken als de geheimhoudingsplicht dat vereist.
2. Indien de betrokkene als bedoeld in het eerste lid een verzoek doet op grond van lid 1, dient hij de naam te noemen van degene  op wiens naam het dossier geregistreerd staat, en dient hij zich te legitimeren.

Toelichting

Lid 1: Ook een ander dan de (direct)betrokkene heeft het recht om aan Veilig Thuis te vragen of over hem gegevens worden verwerkt. Veilig Thuis mag aan die personen alleen inzage geven, als dat niet in strijd is met de geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat Veilig Thuis alleen informatie mag verstrekken, als de privacy van (direct)betrokkenen of een ander niet wordt geschonden.
 
Daarnaast hoort Veilig Thuis informatie te verstrekken over het doel, de aard van de gegevens en van de ontvangers en de herkomst van de gegevens. Het kan zijn dat een derde van wie de informatie afkomstig is, het naar verwachting niet eens is met de informatieverstrekking.  Veilig Thuis geeft die persoon dan de mogelijkheid te laten weten waarom hij het er niet mee eens is (tenzij dit onmogelijk is of een onevenredig veel inspanning kost).
 
Lid 2: Veilig Thuis moet vaststellen of degene die inzage wil, ook daadwerkelijk de persoon is die hij/zij zegt te zijn. Op die manier wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot gegevens uit een dossier.

Artikel 15 Recht op correctie en toevoegen eigen verklaring

1. De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, kan Veilig Thuis schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. Het verzoek bedoeld in lid 1 wordt gedaan door:
   de wettelijk vertegenwoordiger indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar;
   de wettelijk vertegenwoordiger en/of de betrokkene indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar;
   de betrokkene van 16 jaar of ouder;
   indien betrokkene jonger is dan 16 jaar, of de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, door de wettelijke vertegenwoordiger, tenzij het belang van betrokkene zich daartegen verzet.
   Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake? Dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene  inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden de verplichtingen in dit reglement in beginsel jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel? Dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.
3. Veilig Thuis bericht de verzoeker binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan verzoeker dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om rectificatie of verwijdering van gegevens, motiveert Veilig Thuis de reden van de afwijzing.
4. Bij rectificatie van persoonsgegevens stelt Veilig Thuis degene die deze persoonsgegevens heeft ontvangen hiervan in kennis, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vergt.
5. Is de betrokkene het niet eens met gegevens die over hem in het dossier zijn opgenomen, dan kan hij Veilig Thuis verzoeken om een eigen verklaring hierover aan het dossier toe te voegen.

Toelichting

Lid 1: Het kan zijn dat de (direct)betrokkene die inzage heeft gekregen in het dossier ziet dat daar gegevens in staan die niet juist zijn of dat hij/zij van mening is dat bepaalde informatie ontbreekt. Hij/zij heeft dan het recht om Veilig Thuis te verzoeken om de gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen (zie over het verwijderen van gegevens artikel 21 van dit reglement).
Veilig Thuis kan op dit verzoek ingaan als voldoende vast is komen staan dat deze gegevens:

1. feitelijk onjuist zijn (de informatie is verkeerd weergegeven);
2. onvolledig zijn en niet genoeg (meer) kunnen voldoen aan het doel waarvoor zij worden verwerkt;
3. niet relevant zijn voor de taak van Veilig Thuis;
4. door Veilig Thuis in strijd met de wet worden verwerkt.

Dit is geen volledige opsomming en een Veilig Thuis-organisatie kan hier dan ook eigen, aanvullend beleid op maken.
Een verzoeker moet in het verzoek aangeven welke wijzigingen moeten worden aangebracht. Bij een verzoek vanwege de verwerking van onjuiste gegevens, moet de verzoeker concreet en voldoende onderbouwd aangeven wat naar zijn mening wél een juiste vermelding van de werkelijkheid is. Als Veilig Thuis niet op het verzoek ingaat, is het altijd mogelijk om de visie van de verzoeker aan het dossier toe te laten voegen (zie ook lid 5). 

Lid 2: Een betrokkene heeft vanaf de leeftijd van 12 jaar recht op inzage en moet toestemming  geven voor wisseling van gegevens met derden. Als betrokkene jonger dan 12 jaar is, kan alleen de wettelijk vertegenwoordiger dit verzoek doen.
 
Lid 3: Het recht om een verzoek tot correctie of om verwijdering van gegevens in te dienen, wil niet zeggen dat Veilig Thuis aan deze verzoeken moet voldoen.
Een verzoeker kan geen correctie vragen van andere gegevens dan feiten.  
Het niet eens zijn met een professionele indruk, mening of conclusie, valt niet onder een verzoek tot correctie. Ook kan het zijn dat de (direct)betrokkene het niet eens is met bepaalde beslissingen die genomen zijn of het feit dat de informatie überhaupt in het dossier is opgenomen. In dat geval moet wel in het dossier worden opgenomen dat de (direct)betrokkene het met bepaalde informatie in het dossier niet eens is. Dit kan bijvoorbeeld door toevoeging van een eigen visie van de (direct)betrokkene aan het dossier.
Veilig Thuis moet binnen vier weken schriftelijk aan de betrokkene laten weten of zij niet, gedeeltelijk of volledig op het verzoek ingaat of dat de beslistermijn wordt verlengd.
 
Lid 4: Na rectificatie van gegevens is Veilig Thuis verplicht om aan derden aan wie de gegevens eerder zijn verstrekt, zo snel mogelijk door te geven dat de gegevens zijn gecorrigeerd. Dit hoeft niet als dit onmogelijk is of een ‘onevenredige inspanning’ kost. Als de verzoeker daar om vraagt, meldt Veilig Thuis hem aan welke derden de mededeling is gedaan.
 
Lid 5: Betrokkenen hebben het recht om Veilig Thuis te verzoeken om een eigen verklaring aan het dossier toe te voegen over waarom hij het niet eens is met bepaalde gegevens die in het dossier of rapportage staan vermeld.

Artikel 16 Recht op beperking van de verwerking

1. Een (direct)betrokkene heeft het recht Veilig Thuis te verzoeken om verwerking van persoonsgegevens te beperken. Dit verzoek kan worden toegewezen indien:
   de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die Veilig Thuis in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
   de verwerking onrechtmatig is en de betrokkene zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik daarvan;
   Veilig Thuis de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, maar de betrokkene deze nodig heeft voor het instellen/uitoefenen of de onderbouwing van een rechtsvordering;
   de betrokkene in afwachting is van een uitspraak van de rechtbank bij een ingevolge artikel 23 van dit reglement ingediend verzoek bij de rechtbank.
2. Veilig Thuis bericht de betrokkene zo spoedig mogelijk en in ieder geval uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of Veilig Thuis aan het verzoek om gegevensbeperking voldoet. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan verzoeker dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om rectificatie, motiveert de Veilig Thuis de reden van de afwijzing.
3. Indien Veilig Thuis de beperking opheft, stelt zij de betrokkene hierover vooraf in kennis.

Toelichting

Het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens houdt in dat (direct)betrokkenen de mogelijkheid krijgen om aan Veilig Thuis te verzoeken om de verwerking van hun persoonsgegevens tijdelijk ‘stil te laten zetten’. Dit kan alleen in de situaties die bij lid 1 zijn beschreven. Veilig Thuis beoordeelt het verzoek en kan het verzoek weigeren, omdat het niet voldoet aan de vereisten.
Als het verzoek terecht is, geldt dit tot het moment dat de beperking wordt opgeheven. In de tussentijd mogen de gegevens  alleen nog worden verwerkt in de volgende gevallen:

• met de toestemming van de betrokkene;
• voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• ter bescherming van de rechten van anderen of om ‘gewichtige redenen van algemeen belang’ voor de Europese Unie of voor een lidstaat.

Artikel 17 Recht van bezwaar

1. De (direct)betrokkene heeft het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die over hem gaan. Dit recht komt een betrokkene alleen toe:
   als het gaat om persoonsgegevens die Veilig Thuis verwerkt die noodzakelijk zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag.
   er geen voor Veilig Thuis dwingende gerechtvaardigde gronden zijn bij verwerking van persoonsgegevens die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene.
2. Veilig Thuis beoordeelt zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het bezwaar of het bezwaar gerechtvaardigd is. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan de (direct)betrokkene dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Indien het bezwaar gerechtvaardigd is, beëindigt Veilig Thuis onmiddellijk de verwerking, tenzij er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, vrijheden en rechten van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Toelichting

Een betrokkene kan vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden van mening zijn dat Veilig Thuis bepaalde persoonsgegevens niet mag verwerken. Van deze situatie zal niet snel sprake zijn. Een voorbeeld wanneer hier wel sprake van kan zijn, is als een betrokkene toestemming heeft gegeven om aan een wetenschappelijk onderzoek mee te werken en er vervolgens achter komt dat het onderzoek door iemand wordt gedaan die hij kent. Deze persoon kan er dan belang bij hebben dat zijn gegevens worden verwijderd of niet meer tot hem zijn te herleiden.
Veilig Thuis kan weigeren de verwerking van persoonsgegevens te beëindigen als Veilig Thuis daar een belang bij heeft dat zwaarder weegt dan het belang van de betrokkene. Bijvoorbeeld als Veilig Thuis de gegevens nodig heeft in verband met een goede uitoefening van de taken of bijvoorbeeld een aansprakelijkstelling.

Artikel 18 Kosten van uitoefenen rechten

1. Voor het verstrekken van informatie over de persoonsgegevens die over iemand worden verwerkt, het verstrekken van een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt, verzoeken om gegevensbeperking en wijzigen of vernietigen van persoonsgegevens worden geen kosten in rekening gebracht.
2. Wanneer verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn of bij herhaling worden gedaan, of indien een betrokkene om bijkomende kopieën van de persoonsgegevens die over hem worden verwerkt verzoekt, kan Veilig Thuis op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding in rekening brengen.
3. Indien Veilig Thuis een vergoeding voor inzage in rekening heeft gebracht, en conform artikel 15 van dit reglement op verzoek van de betrokkene tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming is overgegaan, dient dit bedrag te worden teruggegeven aan betrokkene.

Toelichting

Een betrokkene moet zeggenschap kunnen hebben over de juistheid van de persoonsgegevens die door Veilig Thuis over hem of haar verwerkt worden. Daarom heeft een betrokkene het recht om Veilig Thuis te vragen om inzage te geven in de persoonsgegevens die over hem/haar worden verwerkt en om daar een kopie van te krijgen. Hij/zij heeft ook het recht om Veilig Thuis te verzoeken deze persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen en om Veilig Thuis te verzoeken om beperking van de verwerking. Als een betrokkene gebruik maakt van zijn rechten mag Veilig Thuis hiervoor geen kosten in rekening brengen. Het is gratis. Wel mag Veilig Thuis een redelijke vergoeding voor gemaakte administratieve kosten vragen als verzoeken ongegrond, buitensporig of bij herhaling gedaan worden, of als iemand extra kopieën wil van informatie uit het dossier.

4. Derdenverstrekking

Algemeen

Medewerkers van Veilig Thuis hebben een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat de medewerker geen informatie aan derden geeft zonder duidelijke  toestemming van de betrokkene. ‘Derdenverstrekking’ is bijvoorbeeld het delen van informatie met andere (externe) professionals, maar ook het geven van informatie aan ouders over hun kind dat 16 jaar of ouder is.

Artikel 19 Derdenverstrekking

1. Veilig Thuis verstrekt alleen met toestemming van de betrokkene inlichtingen over de betrokkene, dan wel afschrift van de bescheiden aan anderen, tenzij bij of krachtens de wet anders is bepaald. Verstrekking mag verder alleen plaatsvinden voor zover hierbij de persoonlijke levenssfeer van een ander daarbij niet wordt geschaad.
2. Indien de betrokkene minderjarig is, is in plaats van diens toestemming de toestemming van zijn wettelijke vertegenwoordiger vereist, indien hij:
   jonger is dan 12 jaar of
   de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
3. Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene  inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden in beginsel de verplichtingen in dit reglement jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel, dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.
4. Veilig Thuis kan bij de uitvoering van haar taken zonder toestemming van de betrokkene informatie over de betrokkene verstrekken indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van  Veilig Thuis als omschreven in artikel 3 van dit reglement:
   aan de RvdK en politie, indien het belang van de betrokkene dan wel de ernst van de situatie waarop de melding betrekking heeft daartoe aanleiding geeft;
   aan een instantie die passende professionele hulp kan verlenen bij huiselijk geweld of kindermishandeling, van een melding van huiselijk geweld of kindermishandeling of een vermoeden daarvan, indien het belang van de betrokkene dan wel de ernst van de situatie waarop de melding betrekking heeft daartoe aanleiding geeft;
   aan het college, indien Veilig Thuis een verzoek tot onderzoek bij de RvdK doet. De informatieverstrekking is in dat geval beperkt tot het in kennis stellen van het college dat de RvdK verzocht is onderzoek te doen;
   aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in geval van een calamiteit;
   aan de klachtencommissie of tuchtcollege in het geval de betrokkene of een ander daar een klacht heeft ingediend;
   aan de rechter bij gerechtelijke procedures waar Veilig Thuis bij is betrokken.
5. Zonder toestemming van de betrokkene kan een jeugdige worden gemeld aan de verwijsindex indien wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 7.1.4.1 Jeugdwet.
6. Het in afwijking van de voorgaande leden verstrekken van inlichtingen over de betrokkene aan anderen dan de betrokkene, is uitsluitend toegestaan in een situatie van conflict van plichten.
7. Met inachtneming van de bepalingen uit dit reglement, verschaft Veilig Thuis aan de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1.1 Wmo 2015 en artikel 1 van dit reglement van de betrokkene alle inlichtingen en toont Veilig Thuis alle bescheiden die deze voor een juiste uitoefening van zijn taak nodig heeft.

Toelichting

Lid 1:Voor medewerkers van Veilig Thuis geldt een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat de betrokkene een recht op geheimhouding heeft en de medewerkers van Veilig Thuis normaal gesproken een plicht hebben om te zwijgen. Uitgangspunt is daarom dat de jeugdige vanaf 12 jaar toestemming moet geven voor het delen van zijn gegevens met derden. In lid 4 e.v. zijn de uitzonderingen hierop opgesomd.
Voor het geven van toestemming is het belangrijk dat de betrokkene zonder druk en helemaal vrij kan beslissen wat hij wil. Het is daarom belangrijk dat de betrokkene weet wat er in de gegevens staat, om vervolgens toestemming te geven aan Veilig Thuis gegevens met een ander of met derden te delen. Daarbij is ook belangrijk dat voor de betrokkene duidelijk is welke gegevens worden gedeeld en met wie die gegevens worden gedeeld. Het is beter om de toestemming op papier te krijgen, zodat hierover later geen misverstanden kunnen ontstaan.
 
Lid 2: Als een jeugdige 12 jaar of ouder is moet hij zelf toestemming geven voor het delen van gegevens met derden. De toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger is daarvoor niet verplicht. Dit betekent niet dat de wettelijke vertegenwoordiger van een jeugdige tussen 12 en 16 jaar niet kan worden betrokken bij het gesprek over het delen van informatie met anderen. Dat moet zeker gebeuren als de informatie over de ouder/voogd zelf gaat en hun toestemming nodig is om die informatie te delen.  
 
Als de jeugdige jonger is dan 12 jaar of ‘niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’ (dat betekent dat hij niet goed genoeg kan beoordelen wat belangrijk voor hem is), dan is de toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger nodig in plaats van die van de jeugdige zelf.
 
Lid 3: Hierin is bepaald wie toestemming moet geven als de meerderjarige betrokkene niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belang ter zake. Hoe bepaald kan worden of een betrokkene in staat is ‘tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’ wordt uitgelegd in de toelichting bij artikel 13 lid 2 van het reglement.
 
Lid 4: Als Veilig Thuis een wettelijke plicht of bevoegdheid heeft om gegevens met een derde te delen, is voor het delen van die informatie geen toestemming van de betrokkene nodig.

Is het delen van gegevens nodig  voor een doel en worden niet te veel gegevens verstrekt?

Voor het delen van informatie aan derden, ook als de betrokkene toestemming geeft, moet voldaan zijn aan de algemene voorwaarden voor gegevensverwerking. Die staan genoemd in artikel 7 van dit reglement. Het artikel stelt grenzen aan de soort en de hoeveelheid gegevens die gedeeld mogen worden met derden. Het is belangrijk dat de informatie die wordt gedeeld met derden, past bij het ‘doel’ waarvoor de gegevens zijn verzameld. Veilig Thuis moet controleren of het doel waarvoor ze de gegevens wil gebruiken, hetzelfde is als het doel waarvoor de gegevens zijn gekregen. Veilig Thuis verwerkt gegevens vooral om zijn wettelijke taken goed te kunnen uitvoeren. Het delen van gegevens met derden moet daarom passen bij dit doel (zie artikel 6 van dit reglement). Het is ook belangrijk dat alleen gegevens worden gedeeld die nodig zijn voor de hulpverlening aan de betrokkene. Meestal is het niet nodig om bijvoorbeeld het complete dossier van de betrokken jeugdige te delen met een jeugdhulpaanbieder.

Informatieverstrekking aan ouders

Informatieverstrekking aan de ouder met gezag
Informatie over de jeugdige vanaf 16 jaar delen met ouders, valt onder de regels van derdenverstrekking. Hiervoor is daarom toestemming van de jeugdige nodig.  Dit komt omdat de hulp voor oudere jongeren meer gericht moet zijn op het vergroten van hun zelfstandigheid.  Voorwaarde is wel dat de jongere goed kan beoordelen wat belangrijk is voor hem. Als de jeugdige dat niet kan, dan gelden de regels voor inzage uit artikel 13 en niet de regels voor het delen van informatie. Hetzelfde geldt voor het delen van informatie aan ouders met gezag over hun kinderen jonger dan 16 jaar. In deze gevallen heeft de ouder met gezag in principe recht op inzage in de gegevens van zijn kind (artikel 5.3.2 lid 3 Wmo 2015).
 
Informatieverstrekking bij gescheiden ouders met gezamenlijk gezag
Zijn ouders gescheiden en komt er een melding binnen over de situatie bij één van de ouders? Dan zal Veilig Thuis moeten beoordelen of deze melding het kind van de gescheiden ouder of zijn opvoedsituatie raakt. Alleen dan heeft de andere ouder met gezag, over wie niet gemeld is, recht op informatie over de melding.
 
Informatieverstrekking aan de ouder zonder gezag
De ouder zonder gezag heeft geen recht om de gegevens van zijn kind in te zien. Alleen met toestemming van de jeugdige en/of ouder met gezag kan de ouder zonder gezag de gegevens inzien. In dat geval zal wel bekeken moeten worden welke informatie aan de ouder zonder gezag gegeven kan worden. De ouder zonder gezag heeft wel recht op informatie van beroepskrachten over belangrijke feiten en omstandigheden die gaan over het kind of over zijn verzorging en opvoeding. Niet alle informatie over de jeugdige hoeft dus te worden gegeven. Het moet gaan om informatie op hoofdlijnen over belangrijke feiten en omstandigheden. Informatie over het kind is voornamelijk informatie over zijn geestelijke en lichamelijke gezondheid. Informatie over de ‘verzorging en opvoeding’ gaat bijvoorbeeld over leerprestaties, uithuisplaatsingen, etc. Volgens de wet moet de ouder die niet met het gezag is belast zelf om de informatie vragen.
Veilig Thuis kan het geven van informatie om twee redenen weigeren:

• Veilig Thuis zou de informatie waar de ouder zonder gezag om vraagt ook niet geven aan de ouder mét gezag of aan degene bij wie een jeugdige woont (bijvoorbeeld een pleegouder).
  Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie die wegens de geheimhoudingsplicht van de hulpverlener niet zonder toestemming van de jeugdige kan worden gegeven (gezien bijvoorbeeld de leeftijd van de jeugdige of het vertrouwelijke karakter van de gesprekken die zijn gehouden met de jeugdige).
• Het geven van informatie is schadelijk voor de belangen van de jeugdige.

Het weigeren om informatie te geven aan de ouder zonder gezag mag niet al te gemakkelijk gebeuren. Ook een ouder zonder gezag heeft het recht om te weten hoe het met zijn kind gaat. Maar als het aannemelijk is dat de informatie wordt gebruikt op een manier die slecht is voor de jeugdige, dan zal Veilig Thuis de informatie moeten weigeren. Als Veilig Thuis weigert informatie te geven, kan de ouder zonder gezag naar de rechter gaan en vragen of de informatie alsnog moet worden gegeven.

Informatieverstrekking aan degene die beroepshalve is betrokken

Er is geen toestemming nodig als het gaat om het delen van informatie met degenen die vanwege hun beroep moeten meewerken aan de uitvoering van de taken van Veilig Thuis (die in artikel 3 van dit reglement staan).

Specialistisch/diagnostisch onderzoek

Soms is een speciaal onderzoek nodig bij jeugdigen of volwassenen die betrokken zijn bij huiselijk geweld of kindermishandeling. Dit kan bijvoorbeeld een forensisch-medisch onderzoek zijn om letsel te beoordelen of een psychologisch of psychiatrisch onderzoek. Voor het verrichten van deze onderzoeken is de toestemming van de betrokkene nodig. Toch kan Veilig Thuis zonder toestemming van de betrokkene gegevens delen met deze deskundigen, omdat  de medewerking van zulke deskundigen noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken van Veilig Thuis.  Zie ook hoofdstuk 10.6.1.3. ‘Specialistisch/diagnostisch onderzoek, Handelingsprotocol Veilig Thuis’.

Overdracht aan een professional buiten Veilig Thuis

Soms besluit Veilig Thuis dat een andere professional de verantwoordelijkheid voor de vervolgstappen neemt. Dit kan bijvoorbeeld een professional of instantie zijn die al met het gezin werkt, of het wijkteam van de gemeente. Zie verder ook hoofdstuk 6.3.5 en 7.3.5 van het Handelingsprotocol Veilig Thuis.
 
Bij het nemen van beslissingen moet Veilig Thuis goed nadenken wie echt nodig is om te helpen (van welke mensen ‘medewerking vereist’ is). Ook moet Veilig Thuis bekijken hoe noodzakelijk het is om bijvoorbeeld in een overleg met collega’s of andere professionals de naam van de betrokkene te noemen of dat er ook voor gekozen kan worden de ‘zaak’ anoniem te bespreken.

Informatieverstrekking door Veilig Thuis aan de Raad voor de Kinderbescherming:

Veilig Thuis heeft het recht om de geheimhoudingsplicht te doorbreken en informatie te geven aan de Raad voor de Kinderbescherming,  ook zonder toestemming van de betrokkene. Dit mag alleen als dit noodzakelijk is voor de bescherming van de jeugdige. Alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de taken van de Raad voor de Kinderbescherming mogen worden gedeeld.

Informatieverstrekking door Veilig Thuis aan de Gecertificeerde Instelling bij een ondertoezichtstelling

Voor derden die vanwege hun werk informatie hebben over een jeugdige die onder toezicht is gesteld, staat in de Jeugdwet dat zij  zonder toestemming van de ouders gegevens mogen delen met de Gecertificeerde Instelling als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling.
Deze gegevens kan een derde zelf delen of als de medewerker van de Gecertificeerde Instelling erom vraagt. Voor het geven van deze gegevens is geen toestemming van de betrokkenen nodig en als het moet, kan de geheimhoudingsplicht worden doorbroken. Veilig Thuis is verplicht  om informatie te geven als dat gevraagd wordt. De wetgever vindt het belangrijk dat de gezinsvoogdijwerker in het belang van het kind over alle belangrijke informatie moet kunnen beschikken. Het gaat hier niet alleen om hulpverleners die direct met het kind werken, maar ook om hulpverleners die met andere gezinsleden te maken hebben. De verplichting om informatie te delen geldt alleen voor de ondertoezichtstelling en geldt dus niet als het gaat om een voogdijpupil of jeugdreclassering.
 
Bij het geven van informatie moet altijd goed worden nagedacht welke informatie nodig is om de kinderbeschermingsmaatregel goed uit te kunnen voeren. Ook hier geldt dat het delen van de informatie noodzakelijk moet zijn voor het doel  (zie de toelichting bij lid 1).

Informatie-uitwisseling collega’s binnen Veilig Thuis

Volgens artikel 4 van dit reglement hebben medewerkers van Veilig Thuis alleen toegang tot een dossier als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taak. Een medewerker van  Veilig Thuis kan dus niet zomaar gegevens geven aan collega’s (van dezelfde of een andere afdeling). Dit is alleen mogelijk als Veilig Thuis de informatie nodig heeft om zijn taak goed uit te oefenen, bijvoorbeeld bij een multidisciplinair overleg.

Informatieverstrekking aan de gemeente

Zie voor informatieverstrekking aan de gemeente de toelichting bij artikel 3 lid 1 sub g en hierna artikel 18 en 19.

Informatieverstrekking aan politie

Door het contact met de politie kan bijvoorbeeld duidelijk worden of de politie al betrokken is of moet zijn. Net als bij het in kennis stellen van de Raad voor de Kinderbescherming of een hulpverlenende instantie, moet ook hier steeds per geval worden gekeken wat nodig is.

Gegevensuitwisseling in een samenwerkingsverband en Zorg- en Veiligheidshuis

Als Veilig Thuis meedoet aan een samenwerkingsverband zoals bijvoorbeeld een Zorg- en Veiligheidshuis (ZVH) of sociaal netwerk en als hierbij informatie over de cliënt wordt gedeeld, dan moet Veilig Thuis de eigen privacyregels volgen. Zo gelden ook in die situaties de geheimhoudingsplicht en het Privacyreglement.  De organisaties die aan een samenwerkingsverband meedoen kunnen de afspraken over hun samenwerking, het doel, werkwijze hiervan en zorgvuldige gegevensverwerking, vastleggen in een convenant.

Informatie verstrekken bij een (tucht)klacht

Als er een (tucht)klacht wordt ingediend, zal de (medewerker van) Veilig Thuis zich hiertegen goed moeten kunnen verweren en hiervoor informatie uit het dossier nodig hebben. Alleen die informatie die belangrijk is in verband met de klacht mag worden gebruikt. Dat geldt ook voor medewerkers die niet meer bij Veilig Thuis werken, maar nog met een tuchtprocedure te maken hebben die te maken heeft met de periode dat ze bij Veilig Thuis werkten.
 
Lid 5: In dit lid is bepaald dat een melding kan worden gedaan aan de verwijsindex risicojongeren. Zie verder onder artikel 1 sub u van dit reglement.

Lid 6: De leden 1 tot en met 3 maken het mogelijk dat Veilig Thuis zonder toestemming informatie aan een derde mag geven. Soms zegt een bepaling dat een medewerker een geheimhoudingsplicht heeft, terwijl de medewerker vindt dat hij eigenlijk informatie moet delen. Als hij vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel of gevaar voor betrokkene kan voorkomen, kan hij zijn geheimhoudingsplicht doorbreken. Dat kan door een beroep te doen op ‘conflict van plichten’ of ‘overmacht’. Het moet gaan om een noodsituatie waarbij er geen andere mogelijkheid bestaat om het gevaar voor de betrokkene te stoppen. Een beroep op overmacht is in principe gericht op de bescherming van de betrokkene, waarbij de belangen van de jeugdige het zwaarst meetellen. Aangezien jeugdigen vaak in een afhankelijke positie zitten, zal een beroep op overmacht om hun belangen te beschermen sneller slagen dan bij volwassen. Bovendien geldt op grond van het Wetboek van Strafrecht ook de plicht voor Veilig Thuis om ervoor te zorgen dat een betrokkene die hulp nodig heeft niet in die hulpbehoevende situatie blijft.

Verzoeken van de politie om informatie

Soms vraagt de politie aan Veilig Thuis om informatie te geven over een betrokkene. Veilig Thuis heeft het recht om te weigeren om deze informatie te geven. Als deze informatie niet onder de eerder genoemde regels valt, kan  worden bekeken of er sprake is van een conflict van plichten. De rechter-commissaris kan van Veilig Thuis vorderen om gevoelige gegevens te geven aan het OM. Veilig Thuis kan zich dan beroepen op het beroepsgeheim en weigeren om de gevraagde gegevens te geven.
 
Lid 7:
Veilig Thuis moet directbetrokkenen op tijd informeren over de mogelijkheid om gebruik te maken van een vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon helpt directbetrokkenen door hen te informeren over en te ondersteunen bij zaken die te maken hebben met de wettelijke taken en verantwoordelijkheden van Veilig Thuis. Als de betrokkene dit wil, kan de vertrouwenspersoon ook aanwezig zijn bij de gesprekken tussen een betrokkene en de hulpverlener. Op het geven van informatie aan de vertrouwenspersoon zijn de privacyregels ook van toepassing.

Artikel 20 Gegevensverstrekking ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek

1. Zonder toestemming van de betrokkene kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid, opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen, kinderbescherming of jeugdreclassering aan een ander desgevraagd inlichtingen over de betrokkene of inzage in het dossier worden verstrekt indien:
   het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of
2. het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen.
3. Verstrekking overeenkomstig het eerste lid is slechts mogelijk indien:
   het onderzoek een algemeen belang dient,
   het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en
   voor zover de betrokkene tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.
4. Bij een verstrekking overeenkomstig het eerste lid wordt daarvan aantekening gehouden in het dossier.

Toelichting

Het bijdragen aan wetenschappelijke ontwikkeling over huiselijk geweld en kindermishandeling is niet een van de belangrijkste doelen van Veilig Thuis. Toch is het wel belangrijk dat Veilig Thuis op een indirecte manier helpt met onderzoek, omdat dit kan helpen bij het beter uitvoeren van de taken door Veilig Thuis. Verdere verwerking van gegevens voor onderzoek en statistiek is alleen toegestaan als Veilig Thuis goed voor de bescherming van persoonsgegevens zorgt.  
 
Als er gekeken wordt of gegevens aan derden mogen worden gegeven voor onderzoek en statistiek, moet de geheimhoudingsplicht altijd voorop staan.  

Artikel 21  Gegevensverstrekking ten behoeve van de beleidsinformatie

1. Veilig Thuis verstrekt kosteloos, conform de wettelijke bepalingen, gegevens aan Onze Ministers van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en van Veiligheid en Justitie, om een zorgvuldig en samenhangend jeugdbeleid te kunnen voeren zodat de stelselverantwoordelijkheid kan worden gewaarborgd.
2. Veilig Thuis verstrekt conform de wettelijke bepalingen, kosteloos gegevens aan het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de totstandbrenging van een doelmatig, doeltreffend en samenhangend gemeentelijk beleid ten aanzien van preventie, jeugdhulp, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering en Veilig Thuis, ten behoeve van de verwerking, bedoeld in het eerste lid, en ten behoeve van de toegang.

Toelichting

Veilig Thuis is wettelijk verplicht  bepaalde gegevens te verstrekken aan de Ministers van VWS en JenV en de gemeente (het college van burgemeester en wethouders) .
De beleidsinformatie van Veilig Thuis is informatie over het aantal adviezen dat Veilig Thuis heeft gegeven, net als het aantal meldingen dat bij Veilig Thuis is gedaan en het aantal onderzoeken dat Veilig Thuis heeft uitgevoerd. Daarnaast wordt een aantal kenmerken van deze adviezen, meldingen en onderzoeken in beeld gebracht. Een deel van de gegevens zijn anonieme, niet aan een persoon verbonden gegevens. Persoonsgegevens die wel worden gedeeld zijn het BSN, de geboortedatum en het geslacht van de personen waarover een melding is gedaan en van de personen waarover het onderzoek ging. Het Uitvoeringsbesluit Wmo 2015 bepaalt dat Veilig Thuis de gegevens voor de beleidsinformatie aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) geeft. Het CBS verwerkt deze gegevens tot statistieken en rapportages en maakt deze openbaar, zodat iedereen daar gebruik van kan maken.

5. Bewaartermijnen en vernietiging

Algemeen

In de Wmo 2015 is bepaald dat Veilig Thuis dossiers twintig jaar lang (was tot 1 januari 2020 vijftien jaar) bewaart, gerekend vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier is geweest. De bewaartijd kan net zo veel worden verlengd als noodzakelijk is voor een zorgvuldige uitvoering van de taken van Veilig Thuis.
 
Als uit het onderzoek is gebleken dat de inhoud van de melding niet klopt, wordt een verzoek om vernietiging van de gegevens altijd toegewezen.

Artikel 22  Bewaren van persoonsgegevens

1. Na beëindiging van de bemoeienis van Veilig Thuis wordt het dossier ondergebracht in het (digitale) archief van Veilig Thuis. Op de verwerking van persoonsgegevens die zijn ondergebracht in het archief, is het bepaalde in dit privacyreglement onverkort van toepassing.
2. Veilig Thuis bewaart het dossier van een betrokkene dat is aangelegd naar aanleiding van een melding gedurende twintig jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de bemoeienis is afgesloten.
3. Voor zover aannemelijk kan worden gemaakt dat het bewaren redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van de wettelijke taken van Veilig Thuis noodzakelijk is, kan de bewaartermijn worden verlengd.
4. Veilig Thuis vernietigt het dossier na afloop van de in het tweede en derde lid genoemde termijn. Het dossier wordt zonder kennisgeving hiervan aan de betrokkene op wie het dossier betrekking heeft, vernietigd.
5. Inzake de verplichtingen die ingevolge de Archiefwet 1995 en de artikelen 55 en 56 Wet op de jeugdzorg tot 1 januari 2015 rustten op de stichting Bureau Jeugdzorg is artikel 12.3 Jeugdwet van toepassing.

Toelichting

Lid 1: Het privacyreglement geldt ook voor de (verwerking van) persoonsgegevens die in het archief staan. Dit houdt in dat als iemand vraagt om inzage in een dossier dat in het archief staat, deze vraag volgens het privacyreglement moet worden beantwoord.
 
Lid 2 t/m 4: In dit artikel staat dat Veilig Thuis persoonsgegevens over de betrokkene, in principe twintig jaren lang bewaart en in welke situaties deze bewaartijd kan worden verlengd.
 
De bewaartermijn kan worden ingekort doordat een (direct)betrokkene vraagt om vernietiging van (delen van) het dossier. Zie hierover artikel 21 van dit reglement.  

Lid 5: In de Jeugdwet is bepaald op wie de verplichtingen die eerst op de stichting Bureau Jeugdzorg rustten per 1 januari 2015 zijn overgegaan.

Artikel 23  Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek

1. Veilig Thuis vernietigt conform het bepaalde in artikel 5.3.5 Wmo 2015 de door haar bewaarde bescheiden binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de bescheiden betrekking hebben. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om vernietiging, motiveert Veilig Thuis de reden van de afwijzing.
2. Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.
3. Een verzoek om vernietiging van de bescheiden wordt in ieder geval ingewilligd indien door de uitkomst van het onderzoek door Veilig Thuis de inhoud van de melding is weerlegd.
4. Het verzoek van een betrokkene zoals bedoeld in het eerste lid, wordt niet ingewilligd indien deze betrokkene jonger is dan 12 jaar of de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
5. In de gevallen bedoeld in het vierde lid, kan het verzoek ten aanzien van een (direct)betrokkene door een wettelijk vertegenwoordiger worden gedaan. Indien de (direct)betrokkene meerderjarig is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, kan het verzoek worden gedaan door de wettelijke vertegenwoordiger of de schriftelijke gemachtigde van deze directbetrokkene. Indien ten aanzien van de (direct)betrokkene een gemachtigde ontbreekt, kan het verzoek worden gedaan door de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt in welke geval het verzoek kan worden gedaan door een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige, tenzij deze persoon dat niet wenst.

Toelichting

Algemeen
Directbetrokkenen en andere betrokken hebben het recht om Veilig Thuis te vragen om hun opgeslagen gegevens te vernietigen.
 
Lid 1: Veilig Thuis moet zo snel mogelijk aan degene die om vernietiging vraagt laten weten of het verzoek wordt goedgekeurd of afgewezen. Als het verzoek wordt goedgekeurd, moet Veilig Thuis binnen drie maanden de gegevens vernietigen. Dit betekent dat de bewaartijd in dat geval korter wordt. Om te kunnen laten zien dat er vernietiging is gevraagd, bewaart Veilig Thuis het verzoek tot vernietiging en de beslissing op dat verzoek. Als Veilig Thuis het verzoek afwijst moet Veilig Thuis uitleggen waarom het verzoek wordt afgewezen. Ook moet Veilig Thuis uitleggen op welke manier de directbetrokkenen tegen deze beslissing van Veilig Thuis bezwaar kunnen maken.
 
Lid 2: Als er een verzoek wordt gedaan om gegevens te vernietigen moet Veilig Thuis bekijken of er iemand anders is voor wie het belangrijk is om de documenten langer te bewaren. De wet noemt dit een ‘aanmerkelijk’ belang. Vernietiging kan in worden geweigerd als iemand anders een groot (‘aanmerkelijk’) belang heeft bij het bewaren van de gegevens. Of als door een wettelijke bepaling vernietiging van de gegevens niet is toegestaan.
Veilig Thuis maakt altijd deze belangenafweging nadat een verzoek tot vernietiging is ingediend.
 
Lid 3: Lid 3 geeft duidelijkheid over beslissingen om vernietiging van het dossier als na een onderzoek van Veilig Thuis blijkt dat de inhoud van de melding niet klopt. Voor vernietiging is wel een verzoek nodig en het dossier wordt dus niet automatisch vernietigd.
 
Lid 4 en 5: Jeugdigen jonger dan 12 jaar en personen die ouder zijn dan 12 jaar, maar niet goed kunnen beoordelen wat vernietiging van hun gegevens voor hen betekent, hebben geen recht om vernietiging van gegevens te vragen. Dit sluit aan op de regeling van het inzagerecht.

6. Slotbepaling

Artikel 24  Klachten en rechtsbescherming

1. Indien een (direct)betrokkene het niet eens is met een beslissing van Veilig Thuis op een verzoek om inzage in het dossier, afschrift of vernietiging, correctie, aanvulling of beperking van persoonsgegevens, dan kan de betrokken op grond van artikel 35 UAVG binnen zes weken na de beslissing van Veilig Thuis een verzoek bij de burgerlijke rechter indienen om hierover een beslissing te nemen. Is Veilig Thuis onderdeel van een gemeenschappelijke regeling of ander openbaar lichaam, dan kan Veilig Thuis als een bestuursorgaan worden aangemerkt. In dat geval kan de betrokkene op grond van artikel 34 UAVG tegen de beslissing bezwaar maken bij het bestuursorgaan.
2. Indien de (direct)betrokkene klachten heeft over de wijze waarop hij is bejegend in verband met bepalingen van dit reglement kan hij zich wenden tot de (onafhankelijke) klachtencommissie van Veilig Thuis en/of een andere door Veilig Thuis hiervoor aangewezen functionaris of procedure. Daarnaast kan de betrokkene bij onvrede over de wijze waarop Veilig Thuis met zijn/haar persoonsgegevens is omgegaan contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens met een verzoek om te bemiddelen of te adviseren of een klacht in te dienen.

Toelichting

Als een betrokkene het niet eens is met beslissingen van Veilig Thuis over inzage, afschrift, correctie en vernietiging, kan hij hiertegen in actie komen. Rechters oordelen soms verschillend over waar je dan heen moet:  naar de civiele rechter of eerst bezwaar maken bij het bestuursorgaan waar Veilig Thuis onderdeel van is. Als Veilig Thuis een stichting is, dan kun je naar de civiele rechter. Als Veilig Thuis onderdeel is van een gemeenschappelijke regeling of ander openbaar lichaam, dan kan het zijn dat je naar de bestuursrechter moet of naar de civiele rechter. Veilig Thuis moet duidelijk maken naar welke rechter de betrokkene moet.
 
In beide gevallen heb je na het antwoord van Veilig Thuis zes weken de tijd om bezwaar te maken tegen de beslissing van Veilig Thuis. Voor zowel de bezwaarprocedure als de procedure bij de rechtbank is geen advocaat nodig.
 
Is een betrokkene ontevreden over de wijze waarop hij door Veilig Thuis is behandeld? Per Veilig Thuis kan de klachtbehandeling verschillend zijn geregeld. In ieder geval kun je altijd naar een klachtcommissie. Als je ontevreden bent over het professioneel handelen, dan kan (ook) een klacht worden ingediend bij een tuchtcollege.
Ten slotte kunnen zowel een betrokkene als Veilig Thuis hulp of advies aan de Autoriteit Persoonsgegevens vragen. Zie voor meer informatie hierover of over het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.