Wij staan voor een veilig thuis voor iedereen. Wij hebben de maatschappelijke opdracht om burgers te beschermen. Dit doen wij door een melding van huiselijk geweld en/of kindermishandeling te onderzoeken, en hulp te regelen. Deze maatschappelijke opdracht hebben wij vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO).

Om deze opdracht goed te kunnen doen, mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken (artikel 5.1.6 lid 1 WMO). Hierdoor krijgen wij een beter beeld van jouw situatie, en kunnen wij jou/je gezin beter begeleiden.

We mogen niet zomaar bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld gegevens over ras, politieke voorkeur, geloof, iemands seksuele voorkeur, of strafrechtelijke informatie. Veilig Thuis mag wel gegevens over gezondheid, huiselijk geweld en kindermishandeling verwerken. Dit is in de wet vastgelegd (artikelen 30 lid 3 sub a Uitvoeringswet AVG en artikel 5.1.6 WMO).

Veilig Thuis verwerkt de (persoons)gegevens van jou en andere betrokkenen in een dossier. In het dossier staan persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en BSN. Ook staat in het dossier relevante informatie die Veilig Thuis heeft ontvangen of heeft verzameld. In het dossier staat dus gevoelige informatie. Dat betekent dat het dossier niet zomaar op te vragen of in te zien is door anderen. Veilig Thuis gaat zorgvuldig om met jouw gegevens.

• Medewerkers van Veilig Thuis die betrokken zijn bij jouw melding, hebben toegang tot de informatie in jouw dossier. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werk. Zij mogen deze informatie niet delen met anderen. Voor het uitvoeren van administratieve handelingen heeft het secretariaat van Veilig Thuis ook toegang tot jouw dossier. Bijvoorbeeld voor het versturen van brieven en het maken van verslagen.
• Leidinggevenden, werkbegeleiders en beleidsmedewerkers kunnen dossiers bekijken. Dit doen zij om de kwaliteit te controleren of een klacht te behandelen. Of om een ongeluk/gevaarlijke situatie te onderzoeken.
• Veilig Thuis voert soms voor het algemeen belang onderzoek uit samen met hogescholen en universiteiten. Het kan zijn dat we jouw dossier uitkiezen voor zo’n onderzoek. Als onderzoekers toegang krijgen tot jouw dossier, gelden strenge voorwaarden. Zo moeten zij een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) hebben en een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. In het uiteindelijke verslag staan nooit persoonsgegevens. Daarom hoeven wij jou geen toestemming te vragen om informatie uit het dossier te vragen.

Elk jaar krijgt Veilig Thuis bezoek van de accountant. De accountant controleert de financiën en de kwaliteit van het werk. Hij kan hiervoor toegang tot dossiers vragen. Als de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd onze organisatie onderzoekt, moeten wij hieraan meewerken. Ook als zij dossiers willen inkijken. Daarnaast komt het ook voor dat een onafhankelijke controleur de kwaliteit van dossiers wil beoordelen, om na te gaan of wij aan de eisen voldoen. Medewerkers van deze organisaties hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.

Veilig Thuis mag jouw gegevens uitwisselen met anderen als dat nodig is voor het behandelen van de melding. We delen alleen gegevens die nodig zijn om kindermishandeling en huiselijk geweld te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken. Dit doen we liever met toestemming van jou, maar we hebben jouw toestemming niet nodig. Wel informeren wij je zo veel mogelijk van tevoren dat wij jouw gegevens doorgeven. Er zijn uitzonderingen. Bijvoorbeeld als dit kan leiden tot ernstige onveiligheid voor gezinsleden, of voor de medewerker van Veilig Thuis. Of als een besproken anonieme melding terug kan leiden naar de melder.

Met wie wisselt Veilig Thuis jouw gegevens uit?

• Gaan wij met een melding aan de slag? Dan vragen we eerst aan een paar organisaties of jij daar al bekend bent. Zo zorgen wij ervoor dat je de hulp krijgt die nodig is. En dat informatie op de goede plek terechtkomt.
• Wij kunnen informatie opvragen bij de politie, Basisregistratie Personen (BRP)/Gemeente, of Raad voor de Kinderbescherming. Dit doen wij om de melding beter te kunnen beoordelen op veiligheid.

Daarnaast zijn wij verplicht om gegevens te leveren aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Deze gegevens zijn anoniem.

Je kunt vragen om je dossier in te zien. Je kunt dan alleen gegevens inzien over jezelf of over het kind(eren) waarover je gezag hebt. Dan moeten de kinderen wel een bepaalde leeftijd hebben (zie de volgende vraag). Je kunt ook een kopie vragen van het dossier. Als wij informatie geven, zorgen wij ervoor dat deze informatie de privacy van anderen - (direct)betrokken personen, organisaties - niet beschadigt.

Wil je je gegevens inzien? Stuur dan een mailtje naar juridischezaken@ggdzw.nl met een kopie van je ID. Of stuur je verzoek via de post naar GGD Zaanstreek-Waterland, Postbus 2056, 1500 GB Zaandam t.a.v. Juridische Zaken

Maak voor het versturen een veilige kopie van je ID. Dit om fraude te voorkomen. Kijk voor meer informatie op de website van de rijksoverheid:
https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs

Geef in je verzoek de volgende zaken aan: voor- en achternaam cliënt, adres, telefoonnummer en dossiernummer.

Je ontvangt binnen een maand antwoord. Heel soms wordt deze termijn verlengd met twee maanden. Je kunt een kopie van het dossier op vertoon van je legitimatiebewijs ophalen op één van onze locaties.

• Is een kind jonger dan 12 jaar? Dan mag het kind zijn eigen dossier niet inkijken. Alleen een wettelijk vertegenwoordiger (meestal de ouder met gezag) kan dat doen, eventueel samen met het kind.
• Is een jongere tussen de 12 en 16 jaar? Dan kunnen de jongere en de wettelijk vertegenwoordiger beiden vragen om het dossier in te zien. Ze hoeven elkaar niet om toestemming te vragen. Wel moeten ze eerst kunnen reageren op het verzoek van de ander.
• Is een jongere 16 jaar of ouder? Dan heeft alleen de jongere recht om het dossier in te zien. Wil de wettelijk vertegenwoordiger (meestal de ouder) het dossier inzien? Dan is eerst duidelijke toestemming van de jongere nodig.
  

Je hebt, naast het recht om het dossier te bekijken, ook recht op:

1. Verwijdering van je gegevens als er geen sprake blijkt te zijn van huiselijk geweld of kindermishandeling. En er bewijs is dat het vermoeden niet klopte. Soms blijven er toch nog zorgen. Dan bewaren wij het dossier. Dit doen we alleen als de gegevens overtuigend belangrijk zijn voor een ander, dan de persoon die het verzoek heeft gedaan.
2. Aanpassing van jouw persoonsgegevens wanneer er duidelijke fouten in staan. Gat het niet om fouten? Dan heb je het recht om een eigen verklaring aan het dossier te laten toevoegen.
3. Wil je een verzoek doen tot een aanpassing van gegevens in jouw dossier? Stuur dan een mail naar juridischezaken@ggdzw.nl met een kopie van je ID. Of stuur je verzoek via de post naar GGD Zaanstreek-Waterland, Postbus 2056, 1500 GB Zaandam t.a.v. Juridische Zaken.

Maak voor het versturen een veilige kopie van je ID. Dit om fraude te voorkomen. Kijk voor meer informatie op de website van de rijksoverheid:
https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs

Geef in je verzoek tot aanpassing de volgende zaken aan: voor- en achternaam cliënt, adres, telefoonnummer en dossiernummer.

Veilig Thuis bewaart de (persoons)gegevens uit een dossier minimaal 20 jaar. Dit zijn wij voor de wet verplicht. De termijn gaat lopen vanaf de laatste aanpassing van de gegevens in het dossier. Soms is het voor hulpverleners nodig dat we gegevens langer bewaren. Bijvoorbeeld om goede zorg te kunnen geven. Dan bewaren we het dossier of delen daarvan langer dan 20 jaar.

De beveiliging van jouw gegevens vindt plaats via verschillende (technische) maatregelen. Voorbeelden zijn firewalls, virusscanners, wachtwoordbeleid, beveiliging van verbindingen, specifieke afspraken met andere organisaties dan Veilig Thuis (verwerkersovereenkomsten), protocollen, gedragsregels, en bewustwordingscampagnes voor medewerkers. Daarnaast gelden er voor de medewerkers regels voor geheimhoudingsbepalingen en regels vanuit beroepscode of (arbeids)contract.

Ben je niet tevreden over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Veilig Thuis? Bespreek dan het probleem met jouw contactpersoon van Veilig Thuis. Leidt dit gesprek niet tot een oplossing, of wil je geen gesprek? Dan kun je een klacht doen via GGD Zaanstreek-Waterland. Veilig Thuis Zaanstreek-Waterland is namelijk onderdeel van GGD Zaanstreek-Waterland.

Je kunt ook de Functionaris Gegevensbescherming vragen om advies en informatie rondom privacy via het mailadres privacy@ggdzw.nl. De Functionaris Gegevensbescherming geeft aan jou en aan Veilig Thuis onafhankelijk advies.

Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vind je meer informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Je kunt de Autoriteit Persoonsgegevens ook om advies vragen of daar een klacht doen.